Nowe Miasto Lub., 14.12.2012 r.
AB.272.1.1.18.2012


ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY


Dotyczy: zamówienia publicznego o wartości szacunkowej nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości 14 tys. euro.

Zapraszam do złożenia oferty cenowej na wykonanie usługi polegającej na „świadczeniu powszechnych usług pocztowych na rzecz Starostwa Powiatowego w Nowym Mieście Lubawskim”.

I. Zamawiający
1.1. Powiat Nowomiejski
ul. Rynek 1
13-300 Nowe Miasto Lubawskie
NIP 877 14 60 784
Odbiorcą prawidłowo wystawionej faktury i płatnikiem będzie:
Starostwo Powiatowe
ul. Rynek 1
13-300 Nowe Miasto Lubawskie

II.Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
2.1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie powszechnych usług pocztowych w rozumieniu ustawy z dnia 12 czerwca 2003 r. Prawo pocztowe (t. j. Dz. U. z 2008r. Nr 189, poz.1159 ze zm.) w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek listowych, paczek, przesyłek kurierskich, a także zwrot przesyłek niedoręczonych na rzecz Starostwa Powiatowego w Nowym Mieście Lubawskim ( w dni robocze).

2.2. Uszczegółowienie przedmiotu zamówienia: świadczenie powszechnych usług pocztowych w szczególności polegać będzie na przyjmowaniu, przemieszczaniu, doręczaniu przesyłek listowych i paczek, przesyłek kurierskich, a także zwrot przesyłek niedoręczonych na rzecz Starostwa Powiatowego w Nowym Mieście Lubawskim. Ilość i rodzaj przesyłek zawierają załączniki Nr 1 i 2 do zaproszenia – formularz cenowy:

1) przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się przesyłki listowe:
a) zwykłe ekonomiczne- przesyłki nierejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i w obrocie zagranicznym,
b) zwykłe priorytetowe - przesyłki nierejestrowane listowe najszybszej kategorii w obrocie krajowym i w obrocie zagranicznym,
c) polecone ekonomiczne- przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i w obrocie zagranicznym,
d) polecone priorytetowe - przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym i w obrocie zagranicznym,
e) polecone ekonomiczne za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) - przesyłki nie będące przesyłkami najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym,
f) polecone priorytetowe za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) - przesyłki najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym,
g) gabaryt A to przesyłki listowe o wymiarach:
- minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm,
- maksimum - żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokości 20 mm, długości 325 mm, szerokości 230 mm,
h) gabaryt B to przesyłki listowe o wymiarach:
- minimum - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość 20 mm lub długość 325 mm lub szerokość 230 mm,
- maksimum - suma długości, szerokości i wysokości 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów nie może przekroczyć 600 mm,

2) przez paczki pocztowe, rozumie się paczki:
a) zwykłe - rejestrowane nie będące paczkami najszybszej kategorii,
b) priorytetowe - rejestrowane najszybszej kategorii,
c) Gabaryt A to paczki o wymiarach:
- minimum- wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm,
- maksimum- żaden z wymiarów nie może przekroczyć: długość 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm,
3) przez przesyłki kurierskie rozumie się przesyłki kurierskie w obrocie krajowym o wadze do 5 kg doręczone następnego dnia w godzinach urzędowania adresata,

4) wymagania w zakresie realizacji przedmiotu zamówienia wynikają w szczególności z ustawy z dnia 12 czerwca 2003 r. Prawo Pocztowe (Dz. U. z 2008 r., Nr 189, poz.1159 ze zm.) oraz obowiązujących przepisów wykonawczych do ustawy, a w szczególności rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 9 stycznia 2004r. w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych (Dz. U. Nr 5 poz. 34 ze zm.) oraz norm, regulaminów regulujących przedmiotową materię.

5) Wykonawca będzie doręczał przesyłki krajowe zaliczone do powszechnych usług pocztowych z zachowaniem wskaźników terminowości doręczeń przesyłek w obrocie krajowym wskazanym w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 9 stycznia 2004r. w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych (Dz. U. Nr 5, poz. 34 ze zm.).

6) nadanie przesyłek następować będzie w dniu dostarczenia ich przez Zamawiającego do placówki nadawczej Wykonawcy.

76) Wykonawca wskaże zamawiającemu miejsce w którym będzie mógł oddawać lub odbierać przesyłki. Miejsce wskazane przez Wykonawcę nie może być oddalone od siedziby Zamawiającego więcej niż 2 km w jedną stronę. Zamawiający musi mieć możliwość dokonania wyżej wymienionych czynności każdego dnia od poniedziałku do piątku w godzinach:
a) możliwość odbioru przesyłek ze wskazanego przez Wykonawcę miejsca najpóźniej do godz. 9.00,
b) dostarczenie przesyłek przez Zamawiającego we wskazane przez Wykonawcę miejsce do godziny 15.00,
c) nieprzestrzeganie ww. godzin przez Wykonawcę stanowić będzie przesłankę do rozwiązania umowy z winy Wykonawcy.

8) przesyłki dostarczane będą przez Wykonawcę do każdego wskazanego miejsca w kraju i za granicą objętego Porozumieniem ze Światowym Związkiem Pocztowym,

9) Wykonawca będzie doręczał do Zamawiającego potwierdzenie odbioru przesyłki przez adresata niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki,

10w przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawi zawiadomienie (pierwsze awizo) o próbie dostarczenia przesyłki ze wskazaniem, gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę. Termin do odbioru przesyłki przez adresata wynosi 7 dni, licząc od dnia pozostawienia pierwszego zawiadomienia (awizo); w przypadku niepodjęcia przesyłki w tym terminie, przesyłka jest awizowana powtórnie poprzez pozostawienie drugiego zawiadomienia o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty pierwszego zawiadomienia. Po upływie terminu odbioru, przesyłka zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przez adresata (zgodnie z art. 44 Kodeksu postępowania administracyjnego),

11 przyjmuje się, że koszt zwrotu przesyłki po wyczerpaniu możliwości doręczenia (wydania) jest równy kosztowi wysłania przesyłki nie będącej przesyłką najszybszej kategorii,
12 uiszczanie opłat będzie następowało z dołu na podstawie rzeczywistej liczby przesyłek zrealizowanych w okresie rozliczeniowym,
13 do przesyłek używane będą koperty oraz potwierdzenia odbioru Zamawiającego. Waga przesyłki określona będzie w stanie zamkniętym,

14 za okres rozliczeniowy uznaje się miesiąc kalendarzowy:
a) rzeczywiste wynagrodzenie Wykonawcy będzie obliczane jako iloczyn ilości usług zrealizowanych w zakończonym okresie rozliczeniowym, tj. miesiącu kalendarzowym oraz opłat określonych w formularzu cenowym. Liczba ta będzie potwierdzona co do ilości i wagi na podstawie dokumentów nadawczych lub oddawczych,
b) wynagrodzenie z tytułu wykonywania przedmiotu zamówienia będzie rozliczane w okresach rozliczeniowych odpowiadających miesiącom kalendarzowym. Wynagrodzenie będzie płatne w terminie 14 dni od doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury VAT.

15. przewidywana (szacunkowa w celu porównania ofert) ilość przesyłek różnych rodzajów została wskazana w formularzu cenowym:
a) Zamawiający zastrzega, że rzeczywiste ilości przesyłek będą wynikać z aktualnych potrzeb Zamawiającego i mogą odbiegać od ilości podanych w formularzu cenowym. Wykonawcy nie przysługuje roszczenie w przypadku wykonania mniejszej ilości przesyłek od określonej w formularzu cenowym.
b) w przypadku konieczności nadania przez Zamawiającego większej ilości przesyłek od określonej w formularzu cenowej w poszczególnych kategoriach, usługi te będą rozliczane według cen jednostkowych wynikających z formularza cenowego po zawarciu aneksu do umowy podstawowej,

16 cena podana przez Wykonawcę nie będzie podlegała zmianom w okresie realizacji zamówienia, z trzema wyjątkami:
a) w przypadku zmiany stawki podatku VAT na usługi pocztowe może nastąpić zmiana cen jednostkowych odpowiednio do stawki podatku,
b) w przypadku, jeśli konieczność wprowadzenia zmian umowy wynika z uregulowań prawnych w zakresie ustalania lub zatwierdzania cen za powszechne usługi pocztowe w rozumieniu ustawy Prawo Pocztowe, a także w przypadku, kiedy ich wprowadzenie wynika z okoliczności powodujących, iż zmiana w/w cen leży w interesie publicznym,
c) ceny określone przez Wykonawcę w ofercie ulegną obniżeniu w toku realizacji zamówienia w przypadku, gdy opłaty pocztowe wynikające ze standardowego cennika lub regulaminu Wykonawcy zostaną obniżone w stosunku do cen wynikających w przedłożonej ofercie. Wykonawca ma obowiązek wówczas stosować względem Zamawiającego obniżone opłaty pocztowe dla usług, wynikające ze swojego aktualnego cennika lub regulaminu.
d) Zamawiającemu przysługuje możliwość korzystania z programów rabatowych (opustowych) oferowanych przez Wykonawcę w toku realizowanej umowy.
2.3. Zamawiający zobowiązuje się do:
1) prawidłowego adresowania przesyłek w sposób czytelny i zgodny ze standardami określonymi w normach,
2) sporządzania w dwóch egzemplarzach (w tym jeden dla Wykonawcy) zestawień ilościowo-wartościowych nadanych przesyłek rejestrowanych i nierejestrowanych, wzór zestawień winien być uzgodniony z Wykonawcą.

2.4. Termin realizacji umowy: od 01 stycznia 2013 r. do 31 grudnia 2013 r.

Oferta powinna zawierać wszystkie koszty związane ze świadczeniem przedmiotowej usługi.

III. Warunki jakie zobowiązany jest spełnić wykonawca składający ofertę
3.1. winien posiadać uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania,
3.2. winien posiadać wiedzę i doświadczenie – oświadczenie na formularzu ofertowym,
3.3 dysponować odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia – oświadczenie na formularzu ofertowym,
3.4. winien znajdować się w sytuacji ekonomicznej i finansowej pozwalającej na realizację zamówienia – oświadczenie na formularzu ofertowym.

IV. Sposób złożenia oferty
4.1. łączna cena podana w ofercie (brutto w PLN w tym podatek wg stawki urzędowej) powinna być określona z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku (załącznik nr 3 formularz ofertowy).


4.2. cena podana w ofercie powinna obejmować wszystkie koszty związane z wykonaniem usługi.
4.3. Zamawiający dokona wyboru oferty z najniższą ceną.
4.4. Oferta powinna skaładać się z:
a) formularza ofertowego – załącznik nr 3,
b) formularza cenowego – załącznik nr 1,
c) formularza cenowego – załącznik nr 2,
d) wzoru umowy opracowanego przez Wykonawcę.

4.4. ofertę należy przesłać w formie pisemnej: faxem (nr 0-56 472 42 22) lub na adres:
Starostwo Powiatowe w Nowym Mieście Lubawskim
ul. Rynek 1
13-300 Nowe Miasto Lubawskie
w terminie do dnia 20 grudnia 2012 r. do godz. 10:00,

4.5. Osoba do kontaktów w sprawach merytorycznych: Ewa Kalisz - Górzkowska – Sekretarz Powiatu – tel. 56 47 24 203.

V. Warunki umowy
Wykonawca do oferty dołączy wzór umowy w celu wspólnego z Zamawiającym uzgodnienia postanowień w niej zawartych.


Zamawiający zastrzega sobie prawo zamknięcia postępowania wyboru oferty bez dokonania wyboru i podania przyczyny.