§1.1. Wydatki, których wartość szacunkowa nie przekracza w danym roku budżetowym równowartości kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych zwanej dalej ustawą pzp, nie podlegają trybom postępowania określonym w tejże ustawie.

2. Wydatki, o których mowa w ust. 1, powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad  uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów i optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów w sposób określony w dalszej treści niniejszej uchwały stanowiącej regulamin dokonywania wydatków o wartości nieprzekraczającej kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy pzp.

3. Średni kurs złotego w stosunku do euro, stanowiący podstawę przeliczenia wartości wydatków, określa się zgodnie z postanowieniami rozporządzenia wydanego na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy pzp.

4. Podstawą ustalenia wartości szacunkowej wydatku jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy robót budowlanych, dostaw i usług, bez doliczania podatku od towarów i usług (kwota netto), ustalone przez dokonującego wydatku.

5. Wartość szacunkową wydatków ustala się odpowiednio zgodnie z postanowieniami art. 32-34 oraz  art. 35 ust. 1 i 2 ustawy pzp.

6. Określenie przedmiotu zamówienia oraz wartość szacunkową wydatku ustala pracownik właściwej komórki organizacyjnej z uwzględnieniem postanowień § 2  niniejszego regulaminu.

7. Przed ustaleniem wartości szacunkowej wydatku upoważniony pracownik wnioskodawcy ma obowiązek ustalić z upoważnionym pracownikiem w Wydziale Inwestycji, Mienia i Spraw Gospodarczych czy tożsame zamówienie nie jest realizowane w drodze innej umowy o udzielenie zamówienia publicznego w trybie ustawy pzp.

§ 2. 1. Podstawę do dokonywania wydatków określonego rodzaju stanowi plan finansowy Starostwa Powiatowego w Nowym Mieście Lubawskim uchwalony na dany rok budżetowy, aktualny w dniu ustalania wartości szacunkowej danego rodzaju wydatku.

2. Plany rzeczowo-finansowe wydatków na dostawy, usługi i roboty budowlane na przyszły rok budżetowy (opracowane przez kierowników komórek organizacyjnych oraz samodzielnych pracowników) należy przedłożyć w terminie składania wniosków do projektu budżetu do Skarbnika Powiatu, a także upoważnionemu pracownikowi w Wydziale Inwestycji, Mienia i Spraw Gospodarczych, w celu ustalenia łącznej wartości wydatków dla wszystkich wydziałów Starostwa udzielanych w trybach ustawy pzp w oparciu o załącznik nr 3 do niniejszej uchwały.

3. Przy ustalaniu wartości szacunkowej danego rodzaju wydatków, o których mowa w ust. 2, należy dokonać sumowania tych wydatków finansowych z kilku działów i rozdziałów klasyfikacji  budżetowej oraz różnych funduszy celowych i innych źródeł, które realizują komórki organizacyjne oraz samodzielni pracownicy.
Na podstawie złożonych planów rzeczowo - finansowych zbiorcze zestawienie przygotowuje upoważnionym pracownik w Wydziale Inwestycji, Mienia i Spraw Gospodarczych.

4.    Wartość szacunkową wydatków finansowanych w sposób określony w ust. 3 ustala się z upoważnionym pracownikiem w Wydziale Inwestycji, Mienia i Spraw Gospodarczych.

5.    Przy ustalaniu wartości szacunkowej danego rodzaju wydatków, o których mowa w ust. 1, należy w sposób szczególny przestrzegać przepisów ustawy pzp dotyczących zakazu dzielenia zamówienia oraz zaniżania jego wartości  w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy pzp.

6.    Jeżeli w trakcie roku budżetowego, po zsumowaniu wydatków określonego rodzaju, nastąpi zmiana planu finansowego Starostwa Powiatowego w Nowym Mieście Lubawskim powodująca zwiększenie środków finansowych na tego rodzaju wydatki, podstawą do ustalenia wartości szacunkowej wydatku jest wysokość kwoty, o którą dokonano zwiększenia w planie finansowym wydatków danego rodzaju.

§ 3. W przypadku wyłaniania wykonawcy usług, dostaw lub robót budowlanych realizowanych w ramach projektów dofinansowanych  ze  środków  Unii  Europejskiej,   komórka  organizacyjna  realizująca  projekt  lub samodzielny pracownik odpowiedzialny za projekt przeprowadzają procedurę realizacji danego wydatku zgodnie z wytycznymi obowiązującymi w tym zakresie.

§ 4. 1 .W przypadku dokonywania wydatków tego samego rodzaju w danym roku budżetowym, finansowanych z budżetu powiatu, komórka organizacyjna lub samodzielny pracownik przeprowadza procedurę realizacji danego wydatku w oparciu o następujące zasady:

1) uzyskuje opinię upoważnionego pracownika w Wydziale Inwestycji, Mienia i Spraw Gospodarczych czy wydatki tego samego rodzaju nie przekraczają w ramach wewnętrznych struktur organizacyjnych Starostwa Powiatowego wyrażonej w złotych równowartości kwoty, o której mowa w art. 4 ust. 8 ustawy pzp, obliczonej zgodnie z § 1 ust. 3 i 5 niniejszego regulaminu,

2) postępowania mające na celu wybór wykonawcy zamówienia o wartości nieprzekraczającej 4000 euro przeprowadza komórka organizacyjna lub samodzielny pracownik, a wydatek musi być dokonany zgodnie z zasadami określonymi w art. 44 ust.3 ustawy o finansach publicznych, a po dokonaniu zakupu składa się na fakturze oświadczenie zgodne z § 1 ust. 2 niniejszego regulaminu,

3) postępowania mające na celu wybór wykonawcy zamówienia o wartości powyżej 4000 euro i nieprzekraczającej kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy pzp, na podstawie wniosku o wszczęcie postępowania według formularza stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszej uchwały, przeprowadza wyznaczony pracownik Wydziału Inwestycji, Mienia i Spraw Gospodarczych poprzez rozeznanie rynku w formie zaproszenia wykonawców  do składania ofert cenowych skierowanego do co najmniej 2 wykonawców realizujących w ramach prowadzonej przez siebie działalności dostawy, usługi lub roboty budowlane:
a) zaproszenia kieruje się do oferentów w jednej  z form : pisemnej , elektronicznej, faxem lub poprzez publikację na stronie internetowej w Biuletynie Informacji Publicznej,
b) w przypadku, gdy w postępowaniu wpłynie tylko jedna oferta, zasadę konkurencyjności uważa się za spełnioną,
c) dopuszcza się możliwość negocjacji złożonych ofert cenowych,
d) na podstawie złożonych ofert cenowych lub z negocjacji pracownik prowadzący postępowanie sporządza pisemny protokół według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszej uchwały,
e) Zamawiający może zamknąć postępowanie bez dokonania wyboru i podania przyczyn.

4)  Dopuszcza się możliwość odstąpienia od stosowania zasad  określonych w niniejszym  regulaminie i dokonania wydatku po negocjacjach tylko z jednym wykonawcą z uwagi na:
a) brak ofert po upływie terminu do składania ofert cenowych,
b) specyfikę przedmiotu zamówienia,
c) konieczność udzielenia zamówienia w wyniku awarii lub  okoliczności nieprzewidywalnych,
d) krótki termin realizacji zamówienia,
e) ograniczoną liczbę wykonawców.
Kierownik jednostki udziela zgody na odstąpienie od stosowania zasad po zapoznaniu się z pisemnym uzasadnieniem wnioskodawcy  o odstąpieniu.

2. Postępowania mające na celu wybór wykonawcy zamówienia o wartości powyżej 4000 euro i nieprzekraczającej kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy pzp  zakończone są zawarciem umowy.
Projekt umowy, który stanowi załącznik do zaproszenia do składania ofert, musi uzyskać akceptację Radcy prawnego pod względem formalno-prawnym oraz Skarbnika powiatu pod względem zabezpieczonych środków finansowych w budżecie powiatu. Każda umowa winna być zabezpieczona klauzulą kar umownych oraz klauzulą o rękojmi na okres określony przepisami kodeksu cywilnego.

3. Protokół, o którym mowa w ust. 1 pkt 3 ppkt d niniejszego regulaminu, po podpisaniu i zatwierdzeniu, powinien znajdować się w Wydziale Inwestycji, Mienia i Spraw Gospodarczych.  Upoważniony pracownik w Wydziale Inwestycji, Mienia i Spraw Gospodarczych zamieszcza na fakturach pieczątkę o treści: „Zakup dokonany zgodnie z Uchwałą nr …./…../2017 Zarządu Powiatu w Nowym Mieście Lubawskim z dnia……….2017 r.".

§ 5. W przypadku dokonywania wydatków tego samego rodzaju na usługi lub dostawy powtarzające się okresowo, których wartość nie przekracza w roku budżetowym kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy pzp, stosuje się odpowiednio przepisy § 4 niniejszego regulaminu.

§ 6. 1.  Wydatki na dostawy, usługi i roboty budowlane dokonane w minionym roku budżetowym (opracowane przez kierowników komórek organizacyjnych oraz samodzielnych pracowników) należy przedłożyć w terminie do 20 lutego następnego roku upoważnionemu pracownikowi w Wydziale Inwestycji, Mienia i Spraw Gospodarczych, w celu ustalenia łącznej wartości  udzielonych wydatków przez  wszystkie komórki organizacyjne Starostwa w oparciu o załącznik nr 4 do niniejszej uchwały.
2. Za prowadzenie rejestru wydatków finansowanych ze środków publicznych odpowiada wyznaczony pracownik Wydziału Inwestycji, Mienia i Spraw Gospodarczych.
§ 7. Traci moc uchwała Nr 50/216/2016 Zarządu Powiatu w Nowym Mieście Lubawskim z dnia 21 stycznia 2016 r.

§ 8. Wykonanie uchwały powierza się Przewodniczącemu Zarządu Powiatu w Nowym Mieście Lubawskim.

§ 9. Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.