Rejestr zmian
Pobierz dane XMLAkt prawny: 14/116/2019Drukuj informacjęAkt prawny: 14/116/2019Szczegóły informacji
14/116/2019
Niniejszy dokument jest wersją archiwalną.
Rodzaj: Uchwała
Status: Obowiązujący
Sesja: 14/2019
Kadencja: VI kadencja
Data wejścia w życie: 2019-04-18
Data podjęcia/podpisania: 2019-04-18
Data rozpoczęcia obowiązywania: 2019-04-18
Tytuł aktu:
w sprawie zmiany Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Nowym Mieście Lubawskim stanowiącego załącznik do Uchwały Nr 52/239/2016 Zarządu Powiatu w Nowym Mieście Lubawskim z dnia 18 lutego 2016 r.
Na podstawie:
Na podstawie art. 32 ust. 2 pkt 6 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (t.j. Dz.U.2019 poz.511) Zarząd Powiatu w Nowym Mieście Lubawskim uchwala, co następuje:
Treść:
§ 1. W § 6 Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Nowym Mieście Lubawskim stanowiącego załącznik do Uchwały Nr 52/239/2016 Zarządu Powiatu w Nowym Mieście Lubawskim z dnia 18 lutego 2016 r. w sprawie zmiany Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Nowym Mieście Lubawskim zmienionego uchwałą Nr 128/669/2017 Zarządu Powiatu w Nowym Mieście Lubawskim z dnia 21 grudnia 2017r. w sprawie zmiany Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Nowym Mieście Lubawskim stanowiącego załącznik do Uchwały Nr 52/239/2016 Zarządu Powiatu w Nowym Mieście Lubawskim z dnia 18 lutego 2016r i uchwałą Nr 142/778/2018 Zarządu Powiatu w Nowym Mieście Lubawskim z dnia 17 maja 2018r. w sprawie zmiany Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Nowym Mieście Lubawskim stanowiącego załącznik do Uchwały Nr 52/239/2016 Zarządu Powiatu w Nowym Mieście Lubawskim z dnia 18 lutego 2016r. w prowadza się następujące zmiany:
1. W § 6 ust. 1 dodaje się pkt 20 w następującym brzmieniu:
20)
|
Archiwum zakładowe
|
AZ
|
2. W § 6 dodaje się ust. 8 w następującym brzmieniu:
„§ 6 ust. 8 Archiwum zakładowe jest samodzielnym stanowiskiem, którym kieruje Kierownik archiwum.”
§ 2. Zmienia się załącznik nr 1 do Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Nowym Mieście Lubawskim, stanowiącego załącznik do Uchwały Nr 52/239/2016 Zarządu Powiatu w Nowym Mieście Lubawskim z dnia 18 lutego 2016 r. w sprawie zmiany Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Nowym Mieście Lubawskim, zmieniony uchwałą Nr 128/669/2017 Zarządu Powiatu w Nowym Mieście Lubawskim z dnia 21 grudnia 2017r. w sprawie zmiany Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Nowym Mieście Lubawskim stanowiącego załącznik do Uchwały Nr 52/239/2016 Zarządu Powiatu w Nowym Mieście Lubawskim z dnia 18 lutego 2016r. i uchwałą Nr 142/778/2018 Zarządu Powiatu w Nowym Mieście Lubawskim z dnia 17 maja 2018r. w sprawie zmiany Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Nowym Mieście Lubawskim stanowiącego załącznik do Uchwały Nr 52/239/2016 Zarządu Powiatu w Nowym Mieście Lubawskim z dnia 18 lutego 2016r., który otrzymuje brzmienie określone w załączniku Nr 1 do niniejszej uchwały.
§ 3. W załączniku nr 2 do Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Nowym Mieście Lubawskim, stanowiącego załącznik do Uchwały Nr 52/239/2016 Zarządu Powiatu w Nowym Mieście Lubawskim z dnia 18 lutego 2016 r. w sprawie zmiany Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Nowym Mieście Lubawskim, zmienionego uchwałą Nr 128/669/2017 Zarządu Powiatu w Nowym Mieście Lubawskim z dnia 21 grudnia 2017r. w sprawie zmiany Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Nowym Mieście Lubawskim stanowiącego załącznik do Uchwały Nr 52/239/2016 Zarządu Powiatu w Nowym Mieście Lubawskim z dnia 18 lutego 2016r. i uchwałą Nr 142/778/2018 Zarządu Powiatu w Nowym Mieście Lubawskim z dnia 17 maja 2018r. w sprawie zmiany Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Nowym Mieście Lubawskim stanowiącego załącznik do Uchwały Nr 52/239/2016 Zarządu Powiatu w Nowym Mieście Lubawskim z dnia 18 lutego 2016r. wprowadza się następujące zmiany:
1. w § 5 uchyla się ust. 6,
2. po § 18 dodaje się § 19 w następującym brzmieniu:
„§ 19 . Archiwum zakładowe.
1. Do zadań Archiwum zakładowego należy w szczególności:
1) prowadzenie archiwum zakładowego Starostwa oraz pełnienie bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonania czynności kancelaryjnych, w szczególności, w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwionych spraw, właściwego załatwiania spraw i prowadzenia akt spraw;
2) przejmowanie dokumentacji spraw zakończonych z poszczególnych komórek organizacyjnych;
3) przejmowanie dokumentacji niearchiwalnej po samorządowych jednostkach organizacyjnych, których działalność ustała i które nie mają sukcesora oraz dla których organem założycielskim lub sprawującym nadzór był odpowiednio kierownik podmiotu lub organ jednostki samorządu terytorialnego;
4) przechowywanie i zabezpieczenie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji;
5) przeprowadzanie skontrum dokumentacji;
6) porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym,
7) udostępnianie przechowywanej dokumentacji,
8) wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej,
9) przeprowadzanie kwerend archiwalnych, czyli poszukiwanie w dokumentacji informacji na temat osób, zdarzeń czy problemów,
10) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu oraz po uzyskaniu zgody Archiwum Państwowego nadzorowanie procesu fizycznego niszczenia dokumentacji,
11) przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazaniu do właściwego Archiwum Państwowego,
12) sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym,
13) doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją.”
§ 4. Wykonanie uchwały powierza się Staroście Nowomiejskiemu.
§ 5. Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia, z mocą obowiązującą od 1 maja 2019 r.
Uzasadnienie
Zmiana regulaminu organizacyjnego związana jest z dostosowaniem go do § 4 ust.3 Instrukcji archiwalnej, określającej organizację, zadania i zakres działania archiwum zakładowego oraz szczegółowe zasady i tryb postępowania z dokumentacją w archiwum zakładowym stanowiącą załącznik nr 6 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych zgodnie z którym Archiwum zakładowe jest komórką organizacyjną lub samodzielnym stanowiskiem pracy.
Na brak wyodrębnienia w powyższym zakresie wskazało również w wystąpieniu pokontrolnym Archiwum Państwowe w Toruniu.