2. W  § 6 dodaje się ust. 8 w następującym brzmieniu:

„§ 6 ust. 8  Archiwum zakładowe jest samodzielnym stanowiskiem, którym kieruje Kierownik archiwum.”

 

§ 2. Zmienia się załącznik nr 1 do Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Nowym Mieście Lubawskim,  stanowiącego załącznik do  Uchwały Nr 52/239/2016 Zarządu Powiatu w Nowym Mieście Lubawskim z dnia 18 lutego 2016 r. w sprawie zmiany Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Nowym Mieście Lubawskim, zmieniony  uchwałą Nr 128/669/2017 Zarządu Powiatu w Nowym Mieście Lubawskim z dnia 21 grudnia 2017r. w sprawie zmiany Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Nowym Mieście Lubawskim stanowiącego załącznik do  Uchwały Nr 52/239/2016 Zarządu Powiatu w Nowym Mieście Lubawskim z dnia 18 lutego 2016r. i uchwałą Nr 142/778/2018 Zarządu Powiatu w Nowym Mieście Lubawskim z dnia 17 maja 2018r. w sprawie zmiany Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Nowym Mieście Lubawskim stanowiącego załącznik do  Uchwały Nr 52/239/2016 Zarządu Powiatu w Nowym Mieście Lubawskim z dnia 18 lutego 2016r., który otrzymuje brzmienie określone w załączniku Nr 1 do niniejszej uchwały.

 

§ 3. W  załączniku nr 2 do Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Nowym Mieście Lubawskim,  stanowiącego załącznik do  Uchwały Nr 52/239/2016 Zarządu Powiatu w Nowym Mieście Lubawskim z dnia 18 lutego 2016 r.  w sprawie zmiany Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Nowym Mieście Lubawskim, zmienionego uchwałą Nr 128/669/2017 Zarządu Powiatu w Nowym Mieście Lubawskim z dnia 21 grudnia 2017r. w sprawie zmiany Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Nowym Mieście Lubawskim stanowiącego załącznik do  Uchwały Nr 52/239/2016 Zarządu Powiatu w Nowym Mieście Lubawskim z dnia 18 lutego 2016r. i uchwałą Nr 142/778/2018 Zarządu Powiatu w Nowym Mieście Lubawskim z dnia 17 maja 2018r. w sprawie zmiany Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Nowym Mieście Lubawskim stanowiącego załącznik do  Uchwały Nr 52/239/2016 Zarządu Powiatu w Nowym Mieście Lubawskim z dnia 18 lutego 2016r. wprowadza się następujące zmiany: 

1. w § 5 uchyla się ust. 6,

2. po § 18 dodaje się  § 19 w następującym brzmieniu:  

 

„§ 19 . Archiwum zakładowe.

1. Do zadań Archiwum zakładowego należy w szczególności:

1) prowadzenie archiwum zakładowego Starostwa oraz pełnienie bieżącego  nadzoru nad prawidłowością wykonania czynności kancelaryjnych, w szczególności, w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwionych spraw, właściwego załatwiania spraw i prowadzenia akt spraw;

2) przejmowanie dokumentacji spraw zakończonych z poszczególnych komórek organizacyjnych;

3) przejmowanie dokumentacji niearchiwalnej po samorządowych jednostkach organizacyjnych, których działalność ustała i które nie mają sukcesora oraz dla których organem założycielskim lub sprawującym nadzór był odpowiednio kierownik podmiotu lub organ jednostki samorządu terytorialnego;

4) przechowywanie i zabezpieczenie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji;

5) przeprowadzanie skontrum dokumentacji;

6) porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym,

7) udostępnianie przechowywanej dokumentacji,

8) wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej,

9) przeprowadzanie kwerend archiwalnych, czyli poszukiwanie w dokumentacji informacji na temat osób, zdarzeń czy problemów,

10) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu oraz po uzyskaniu zgody Archiwum Państwowego nadzorowanie procesu fizycznego niszczenia dokumentacji,

11) przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazaniu do właściwego Archiwum Państwowego,

12) sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym,

13) doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją.” 

§ 4. Wykonanie uchwały powierza się Staroście Nowomiejskiemu.

 

§ 5. Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia, z mocą obowiązującą od 1 maja 2019 r.

 

Uzasadnienie

Zmiana regulaminu organizacyjnego związana jest z dostosowaniem go do § 4 ust.3  Instrukcji archiwalnej, określającej organizację, zadania i zakres działania archiwum zakładowego oraz szczegółowe zasady i tryb postępowania z dokumentacją w archiwum zakładowym stanowiącą załącznik nr 6 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych zgodnie z którym Archiwum zakładowe jest komórką organizacyjną lub samodzielnym stanowiskiem pracy. 

Na brak wyodrębnienia w powyższym zakresie wskazało  również  w wystąpieniu pokontrolnym Archiwum Państwowe w Toruniu.