Na podstawie art. 35 ust. 2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2022 r. poz. 528) w związku z art. 6 oraz art. 13 ustawy z dnia 14 października 2021 r. o zmianie ustawy – Kodeks karny oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 poz. 2054), zarządza się co następuje:

§ 1.

1. W Starostwie Powiatowym w Nowym Mieście Lubawskim wprowadza się obowiązek prowadzenia rejestru umów, zwanym dalej „Rejestrem Umów”.

2. Informacje zamieszczane w Rejestrze Umów dotyczą umów, które mogą podlegać udostępnianiu na podstawie ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2022 r. poz. 902) z zastrzeżeniem art. 5 ust. 1, 2 i 2a cytowanej ustawy.

3. W Rejestrze Umów nie zamiesza się informacji o umowach zawartych w wyniku rozstrzygnięcia zamówień oraz konkursów, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1129 ze zm.).

4. Prowadzony w Starostwie Powiatowym w Nowym Mieście Lubawskim Rejestr Umów będzie publikowany w Biuletynie Informacji Publicznej.

§ 2.

1. W Rejestrze Umów zamieszcza się informacje o umowach zawartych w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej albo innej formie szczególnej, których wartość przedmiotu przekracza 500 zł, dla których stroną umowy jest Starostwo Powiatowe w Nowym Mieście Lubawskim, Powiat Nowomiejski lub Starosta Nowomiejski, dla których płatnikiem jest Starostwo Powiatowe w Nowym Mieście Lubawskim.

2. Zawarcie umowy w formie dokumentowej następuje poprzez złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, który jest nośnikiem informacji umożliwiającym zapoznanie się z treścią w szczególności: wiadomość e-mail, zlecenie, zamówienie, potwierdzenie, skan oraz inne dokumenty i nośniki informatyczne.

3. Prowadzony Rejestr Umów w Starostwie Powiatowym zawiera następujące dane:

1) numer umowy – o ile taki nadano;

2) datę i miejsce zawarcia umowy;

3) okres obowiązywania umowy;

4) oznaczenie stron umowy, w tym przedstawicieli stron;

5) określenie przedmiotu umowy;

6) wartość przedmiotu umowy;

7) informacje o źródłach i wysokości współfinansowania przedmiotu umowy.

4. W Rejestrze Umów zamieszcza się informacje o zmianach umowy, jej uzupełnieniu, rozwiązaniu za zgodą stron umowy, jak również informacji o odstąpieniu od umowy, jej wypowiedzeniu lub wygaśnięciu.

5. W przypadku zastosowania przepisów art. 5 ust. 1, 2 i 2a ustawy z dnia 6 września 2001 r. dostępie do informacji publicznej w Rejestrze Umów zamieszcza się informację, o których mowa w art. 8 ust. 5 tej ustawy.

§ 3.

1. Rejestr Umów prowadzony będzie w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu o nazwie „Umowy24” autorstwa Sputnik Software Sp. z o. o., który będzie zintegrowanym systemem z rejestrem umów o którym mowa w ust. 4.

2. Rejestr Umów prowadzony jest dla każdego roku kalendarzowego oddzielnie.

3. W Rejestrze Umów oraz rejestrze o którym mowa w ust. 4, zamieszczone będą dane o umowach zawartych od 1 stycznia 2022 r. 

4. Od 1 lipca 2022 r. rejestr umów będzie prowadzony przez Ministra Finansów w udostępnionym do tego celu systemie teleinformatycznym.

§ 4.

1. Rejestr Umów jest prowadzony przez pracowników Starostwa Powiatowego w Nowym Mieście Lubawskim.

2. Obowiązek rejestracji zawartej umowy w Rejestrze Umów oraz jej publikacji w rejestrze o którym mowa w § 3 ust. 4, spoczywa na pracowniku merytorycznym odpowiedzialnym za jej przygotowanie.

3. Obowiązek o którym mowa w ust. 2 winien być zrealizowany, nie później niż w terminie 14 dni od dnia zawarcia lub otrzymania podpisanej przez drugą stronę umowy.

4. Pracownik, o którym mowa ust. 2, potwierdza fakt zarejestrowania umowy poprzez opatrzenie egzemplarza umowy pozostającego we właściwej komórce organizacyjnej Starostwa Powiatowego zapisem o następującej treści:

„Zarejestrowano w Rejestrze Umów prowadzonym w Starostwie Powiatowym w Nowym Mieście Lubawskim w dniu …………… pod nr …………..” oraz swoją parafą wraz z pieczęcią służbową.

5. Umowy zarejestrowane w Rejestrze Umów przechowywane są we właściwych komórkach organizacyjnych Starostwa Powiatowego.

§ 5.

1. Wykonanie zarządzenia powierzam pracownikom Starostwa Powiatowego w Nowym Mieście Lubawskim.

2. Nadzór na wykonaniem zarządzenia, w szczególności w zakresie terminowej i kompletnej publikacji o zawieranych umowach, sprawują naczelnicy oraz kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych Starostwa Powiatowego w Nowym Mieście Lubawskim.

§ 6.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą obowiązywania od 1 lipca 2022 r.