Nowe Miasto Lubawskie, 27.01.2017 r.
GM.272.1.2.2017

ZAPYTANIE OFERTOWE

Dotyczy: zamówienia publicznego o wartości szacunkowej nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty, o której mowa w art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.
    
Zapraszam do złożenia oferty cenowej na wykonanie usługi polegającej na „opracowaniu dokumentacji aplikacyjnej oraz pełnieniu funkcji Inżyniera Kontraktu dla projektu „Zintegrowana Informacja Geodezyjna i Kartograficzna Warmii i Mazur w Powiecie Nowomiejskim”.

I. Zamawiający: Powiat Nowomiejski, ul. Rynek, 13-300 Nowe Miasto Lubawskie, NIP 877 14 60 784

II. Szczegółowe określenie przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest opracowanie dokumentacji aplikacyjnej oraz pełnienie funkcji Inżyniera Kontraktu w ramach RPO WiM 2014-2020  oś priorytetowa 3 Cyfrowy Region,  działanie 3.1 Cyfrowa dostępność informacji sektora publicznego oraz wysoka jakość e-usług publicznych dla projektu p.n.: „Zintegrowana Informacja Geodezyjna i Kartograficzna Warmii i Mazur w Powiecie Nowomiejskim”.
1. Ogólne założenia projektu:
1.1.Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług doradczych obejmujących przygotowanie dokumentacji aplikacyjnej, pełnienie funkcji Inżyniera Kontraktu w trakcie realizacji projektu pt. „Zintegrowana Informacja Geodezyjna i Kartograficzna Warmii i Mazur w Powiecie Nowomiejskim” dofinansowanego ze środków EFRR w ramach osi priorytetowej 3 Cyfrowy Region, działanie 3.1 Cyfrowa dostępność informacji sektora publicznego oraz wysoka jakość e-usług publicznych RPO W-M 2014-2020.
1.2.Zamówienie realizowane jest w 2 częściach.
1.3.Celem ww. projektu jest wzmocnienie zastosowań technologii teleinformatycznych m.in. dla e-administracji, gdzie sektor publiczny województwa charakteryzuje wciąż niska ilość i jakość e-usług. Rozwój elektronicznej administracji wzmocni potencjał administracyjny oraz zwiększy dostęp do elektronicznych usług z zakresu geodezji i kartografii dla społeczeństwa.
1.4.Projekt obejmuje modernizacje powiatowych baz danych stanowiących podstawę do wdrożenia usług publicznych udostępnianych on-line o stopniu dojrzałości co najmniej 3 – dwustronna interakcja  (preferowany stopień dojrzałości usług 4- transakcja) w tym:
a) przetworzenie materiałów zasobów przechowywanych dotychczas w postaci nieelektronicznej do postaci dokumentów elektronicznych wraz z dostosowaniem systemu informatycznego do prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego,
b) modernizację ewidencji gruntów i budynków oraz utworzenie baz danych Ewidencji Gruntów i Budynków (EGiB),
c) utworzenie Baz Danych Obiektów Topograficznych (BDOT500),
d) inwentaryzację osnowy wysokościowej ,
e) założenie lub modernizację osnowy wysokościowej,
oraz
f) nadzór inwestorski (w szczególności kontrola prac geodezyjnych i kartograficznych w przypadku zadań dla których taka konieczność zostanie zidentyfikowana w przyjętym wariancie realizacji projektu jak również znajdzie uzasadnienie w  wynikach analiz procesów biznesowych),
g) rozbudowę infrastruktury teleinformatycznej i zakup sprzętu informatycznego i oprogramowania (opcjonalnie) jeżeli taka konieczność zostanie zidentyfikowana w przyjętym wariancie realizacji projektu jak również znajdzie uzasadnienie w  wynikach analiz procesów biznesowych,
2. Podział zamówienia na części:
2.1.Część I - Wykonanie dokumentacji koniecznej do ubiegania się o dofinansowanie w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Warmińsko-Mazurskiego na lata 2014-2020,oś priorytetowa 3 Cyfrowy Region, Działanie 3.1 „Cyfrowa dostępność informacji sektora publicznego oraz wysoka jakość e-usług publicznych” w tym:
a) opracowania Studium Wykonalności dla projektu pn.: „Zintegrowana Informacja Geodezyjna i Kartograficzna Warmii i Mazur w Powiecie Nowomiejskim”, obejmującego w szczególności analizę techniczną, finansową i ekonomiczną oraz analizę procesów biznesowych wraz z przygotowaniem założeń do szczegółowych opisów przedmiotów zamówień, propozycji warunków udziału w postępowaniach, kryteriów oceny ofert i wzorów umów,
b) przygotowania wniosku o dofinansowanie wraz z wymaganymi załącznikami;
c) przygotowania ewentualnych wyjaśnień i uzupełnień w trakcie oceny formalnej i merytoryczno-technicznej projektu;
d) w przypadku decyzji Zamawiającego o wdrożeniu procedury odwoławczej - sformułowanie protestu wraz z uzasadnieniem.
2.2 Część II - Świadczenie usług doradczych niezbędnych do wdrożenia i realizacji projektu w zakresie pełnienia funkcji Inżyniera Kontraktu. tj. - bieżące zarządzanie projektem, nadzór nad całym projektem i kierowanie wykonaniem projektu w formie nadzoru merytorycznego, technicznego, formalno-prawnego, zgodnie z harmonogramem realizacji projektu, budżetem, zawartą umową o dofinansowanie projektu, wnioskiem aplikacyjnym oraz aktualnymi przepisami krajowymi i Unii Europejskiej w tym:
a) współpraca z Zamawiającym przy terminowym sporządzaniu wszystkich wymaganych dokumentów i informacji na aktualnych wzorach, przestrzeganie obowiązków i zaleceń wynikających z umowy o dofinansowanie, procedur, standardów, instrukcji oraz innych obowiązujących dokumentów;
b) monitorowanie realizacji projektu w celu osiągnięcia wskaźników określonych we wniosku o dofinansowanie w tym w szczególności: monitorowanie i raportowanie postępów realizacji projektu zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie projektu;
c) współpraca z Zamawiającym nad jakością, prawidłową i terminową realizacją projektu, w tym zgodnością realizacji zadań z zapisami wniosku o dofinansowanie projektu, jego harmonogramem, budżetem oraz umową o dofinansowanie;
d) nadzór nad terminowością założonych działań - m.in. szkoleń, promocji, realizacji inwestycji;
e) realizacja projektu zgodnie z harmonogramem rzeczowo - finansowym wynikającym z wniosku o dofinansowanie projektu, a w razie potrzeb przygotowanie dokumentów niezbędnych do wprowadzenia zmian w harmonogramie;
f) nadzór i kontrola nad prawidłowym dokumentowaniem realizacji projektu zgodnie z umową o dofinansowanie projektu oraz z wytycznymi w tym zakresie (w tym w systemie SL2014);
g) współpraca z Zamawiającym przy kontaktach z instytucją zarządzającą w zakresie: przekazywania wszelkich informacji i dokumentów dotyczących projektu we wskazanym przez IZ zakresie i terminach;
h) niezwłoczne informowanie Zamawiającego o stwierdzonych zagrożeniach opóźnienia realizacji projektu w porównaniu z przyjętym harmonogramem, wnioskiem o dofinansowanie lub niezrealizowaniu projektu oraz proponowanie działań zaradczych;
i) udział w spotkaniach Zespołu Projektowego powołanych przez Zamawiającego w siedzibie zamawiającego według potrzeb;
j) opracowywanie projektów dokumentów związanych z realizacją projektu. Wszystkie dokumenty związane z realizacją przedmiotowego projektu sporządzone przez Inżyniera Kontraktu muszą być uzgadniane z Zamawiającym;
k) sporządzanie planu finansowego projektu;
l) weryfikacja zgodności wydatków z wydatkami zapisanymi we wniosku oraz ich kwalifikowania zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2006 w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych oraz z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach RPO WiM 2014-2020;
m) przygotowanie projektu do kontroli zewnętrznych pod względem dokumentacyjnym;
n) doradztwo prawne w sprawie koniecznych do rozwiązania kwestii związanych ściśle z realizowanym projektem;
o) uczestniczenie z głosem doradczym w odbiorze końcowym oraz odbiorach poszczególnych etapów prac oraz opiniowanie pod względem zgodności produktów projektu z założeniami merytorycznymi i formalnymi;
p) przegląd i opiniowanie opracowanych przez wykonawcę dokumentacji przetargowej i innej dokumentacji wykonawczej;
q) nadzór nad instalacją i terminową konfigurację wdrażanych modułów / podsystemów;
r) zweryfikowanie gotowości do odbioru produktów projektu (odbiory częściowe, końcowe);
s) przegląd i opiniowanie kompletnej dokumentacji powykonawczej.
Opracowania oraz usługi o których mowa powyżej należy wykonać zgodnie z instrukcją, wytycznymi i innymi dokumentami wymienionymi w najbliższym regulaminie konkursu w ramach osi priorytetowej 3 Cyfrowy Region, działania 3.1 RPO WiM „Cyfrowa dostępność informacji sektora publicznego oraz wysoka jakość e-usług publicznych” (dostępne na stronie internetowej https://rpo.warmia.mazury.pl). Zgodnie z harmonogramem naboru wniosków obowiązującym na dzień przygotowania zaproszenia najbliższy planowany termin rozpoczęcia naboru w konkursie przewidziany jest na marzec 2017 roku.
3.Termin wykonania
Przedmiot zamówienia zostanie zrealizowany w następujących terminach:
3.1. część I określona w punkcie 2.1 - co najmniej na 5 dni przed zakończeniem naboru wniosków w ramach najbliższego konkursu z działania 3.1 RPO WiM „Cyfrowa dostępność informacji sektora publicznego oraz wysoka jakość e-usług publicznych”.
3.2. część II określona w punkcie 2.2 - w terminie od dnia otrzymania pozytywnej decyzji o przyznaniu dofinansowania na realizację Projektu do dnia złożenia wniosku o płatność końcową projektu.
III. Sposób uzyskania informacji dotyczących przedmiotu zamówienia:
Informacje dotyczące przedmiotu zamówienia można uzyskać osobiście w budynku administracyjno - biurowym Zamawiającego: Starostwo Powiatowe – Wydział Geodezji i Nieruchomości, ul. Grunwaldzka 3, 13-300 Nowe Miasto Lubawskie.
Pracownikiem uprawnionym do kontaktów z wykonawcami w sprawach merytorycznych projektu jest Krzysztof Grześkiewicz – Geodeta Powiatowy, Naczelnik Wydziału Geodezji i Nieruchomości tel. 56 472 42 34 oraz Jolanta Domżalska – Inspektor ds. pozyskiwania funduszy zewnętrznych tel. 56 472 42 30 lub 56 474 22 21.
Zamawiający informuje, iż szczegółowy zakres projektu a tym samym zakres usług, zakupów i kosztów koniecznych do poniesienia zostanie ustalony na podstawie przeprowadzonej przez Wykonawcę w porozumieniu z Zamawiającym analizy potrzeb oraz przy uwzględnieniu kryteriów oceny merytorycznej dla ogłoszonego konkursu.
IV. Opis wymagań stawianych wykonawcy:
4.1.W postępowaniu niniejszym mogą wziąć udział wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące posiadania wiedzy i doświadczenia - Zamawiający uzna ten warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że posiada wiedzę i doświadczenie, co należycie udokumentuje tj. wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał następujące usługi:
1) co najmniej 1 usługi w ramach, której opracował dokumentację aplikacyjną tj. Studium Wykonalności (lub jego elementy) obejmujące analizę techniczną, finansową i ekonomiczną dla projektu o wartości min. 500 tys. zł brutto, dotyczącego informatyzacji, który swoim zakresem obejmował wdrożenie e-usług wraz z ewentualnym zakupem sprzętu informatycznego, oprogramowania oraz wdrożenie min. 4 e-usług na 4 (transakcja) lub 5 (personalizacja) poziomie dojrzałości, na podstawie, której Wnioskodawcy przyznano dofinansowanie ze środków zewnętrznych.
2) co najmniej 1 usługi w ramach, których wykonywał na rzecz jednostki sektora finansów publicznych usługi doradcze dotyczące doradztwa merytorycznego i/lub pełnienia funkcji inżyniera kontraktu/projektu i/lub rozliczania projektów współfinansowanych ze środków zewnętrznych o wartości dotacji nie mniejszej niż 500 tys. zł.
Ocena spełnienia wyżej wskazanego warunku nastąpi na podstawie przedstawionego przez Wykonawcę wykazu usług wg załącznika nr 2 do niniejszego zaproszenia oraz dokumentów potwierdzających prawidłowe wykonanie w/w usług tj. referencji lub protokołów odbioru usług pochodzących od jednostek sektora finansów publicznych.
4.2.Zamawiający zastrzega obowiązek osobistego wykonania przez Wykonawcę przedmiotu zamówienia.
4.3.Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych ani wariantowych.

V. Rozliczenie przedmiotu zamówienia:
5.1. Zapłata wynagrodzenia za zrealizowane usługi będzie dokonana na podstawie wystawionych przez Wykonawcę faktur VAT w poniższych terminach oraz po spełnieniu poniższych warunków:
1) Część I zamówienia, o  której mowa w pkt 2.1 lit a-d:
a)  I etap po wykonaniu przedmiotu określonego w pkt 2.1 lit. a i b  – termin realizacji co najmniej 5 dni przed zakończeniem naboru w konkursie (70% wynagrodzenia);
b) II etap po otrzymaniu pozytywnej decyzji o otrzymaniu dofinansowania na realizację projektu tj. umieszczeniu przygotowanego projektu na liście projektów otrzymujących dofinansowanie na stronie (https://rpo.warmia.mazury.pl) z uwzględnieniem postanowień pkt 2.1 lit. c i d (30% wynagrodzenia).  
2) Część II zamówienia, o której mowa w pkt 2.2, realizowanego w terminie od dnia otrzymania pozytywnej decyzji o przyznaniu dofinansowania na realizację projektu do dnia złożenia wniosku o płatność końcową - wynagrodzenie będzie wypłacane w równych etapach kwartalnych przez okres realizacji usługi.
3) Wynagrodzenie opisane powyżej będzie płatne przelewem bankowym z rachunku Zamawiającego na rachunek Wykonawcy wskazany na fakturach, w terminie  14 dni od dnia doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury. Podstawą do wystawienia faktury będzie protokół odbioru częściowego lub końcowego wykonanych usług.
VI. Opis sposobu wyboru oferty najkorzystniejszej:
6.1. Przy wyborze oferty zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami i ich wagą:
a) cena oferty (wartość wynagrodzenia brutto) –  60%
b) liczba wykonanych usług typ 1 (doświadczenie 1 opisane w pkt.4.1 ppkt 1) – 30%
c) liczba wykonanych usług typ 2 (doświadczenie 2 opisane w pkt.4.1 ppkt 2) – 10%;

6.2. Sposób oceniania ofert:
1. w kryterium „Cena”  na podstawie wzoru:
                   CN  
  KC =   ----------------   x 100 pkt x 60 %
                   COB
gdzie:
KC – ilość punktów przyznanych w kryterium cena
CN – najniższa zaoferowana cena, spośród wszystkich ofert
COB – cena oferty badanej

2.    w kryterium „liczba wykonanych usług typ 1 ”:

KU1 = U1 x 30%
Gdzie:
KU1 – ilość punktów uzyskanych w kryterium ilość wykonanych usług typ 1
U1 – punkty uzyskane za ilość wykonanych usług

Uwaga: Zamawiający przyzna następujące punkty w tym kryterium:
a) za wykonanie 1 usługi – 0 pkt
b) za wykonanie 2 - 3 usług - 10 pkt
c) za wykonanie 4 - 5 usług -  20 pkt
d) za wykonanie 6 usług i więcej - 30 pkt

3. W kryterium „liczba  wykonanych usług typ 2”:

KU2 = U1 x 10%
Gdzie:
KU2 – ilość punktów uzyskanych w kryterium ilość wykonanych usług typ 1
U2 – punkty uzyskane za ilość wykonanych usług

Uwaga: Zamawiający przyzna następujące punkty w tym kryterium:
a) za wykonanie 1 usługi – 0 pkt
b) za wykonanie 2 usług i więcej - 5 pkt

Uwaga: w tym kryterium można uzyskać maksymalnie 5 pkt, nawet jeśli wykonawca poda większą ilość postępowań.

6.3. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska łącznie największą liczbę punktów wyliczoną zgodnie z poniższym wzorem:

P = KC + KU1 + KU2
Gdzie:
P – łączna liczba punktów oferty ocenianej
KC – liczba punktów uzyskanych w kryterium „cena”
KU1 – liczba punktów uzyskanych w kryterium „liczba wykonanych usług typ 1”
KU2 - liczba punktów uzyskanych w kryterium „liczba wykonanych usług typ 2”
VII.    Sposób przygotowania, miejsce i termin składania ofert:
7.1. Oferta powinna być przygotowana w oparciu o formularz cenowy stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego zaproszenia.
7.2. W przypadku składania oferty faksem  Wykonawca obowiązany jest najpóźniej w dniu podpisania umowy doręczyć Zamawiającemu oryginał lub poświadczoną kopię wszelkich dokumentów dołączonych do oferty.
7.3. O wynikach postępowania  Zamawiający zawiadomi wszystkich Wykonawców, którzy złożyli oferty.
7.4. Termin zawarcia umowy zostanie wyznaczony przez Zamawiającego w informacji skierowanej do Wykonawcy wybranego do realizacji zamówienia.
7.5. Każdy wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.   
7.6. Oferty należy składać w formie papierowej pod adresem:
Starostwo Powiatowe, ul. Rynek 1, 13-300 Nowe Miasto Lubawskie za pośrednictwem operatora pocztowego, posłańca lub osobiście w pokoju nr 16 (sekretariat Starosty Nowomiejskiego), a także faksem na nr 56 472 42 22 w terminie do dnia 07 lutego 2017 r. do godziny 11:00.

VIII. Informacje o warunkach umowy:
Zamówienie będzie realizowane w oparciu o warunki określone we wzorze umowy stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszego zaproszenia.
Odbiorcą prawidłowo wystawionej faktury i płatnikiem będzie:
Starostwo Powiatowe, ul. Rynek 1, 13-300 Nowe Miasto Lubawskie
Umowa z wybranym wykonawcą zostanie podpisana w oparciu o w/w wzór umowy w terminie uzgodnionym przez strony.

Zamawiający zastrzega sobie prawo zamknięcia postępowania wyboru oferty w każdym czasie bez dokonania wyboru i podania przyczyny.
Załączniki:
Załącznik nr 1 – formularz oferty
Załącznik nr 2 - wykaz wykonanych usług
Załącznik nr 3 – wzór umowy