ZP. 3421-12/10

ZAPYTANIE OFERTOWE

Dotyczy: zamówienia publicznego o wartości szacunkowej nieprzekraczającej wyrażonej
     w złotych równowartości 14 tys. euro.

 Zapraszam do złożenia oferty cenowej na usługę polegającą na przeprowadzeniu audytu zewnętrznego inwestycji „Przebudowa drogi powiatowej Nr 1299N gr.woj.(Brodnica)-Krotoszyny –Jamielnik-dr nr 1333N(Radomno) na odcinku przez wsie Bielice i Krotoszyny” realizowanej w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013 Oś Priorytetowa 5 – „Infrastruktura transportowa regionalna i lokalna” Działanie 5.1 – „Rozbudowa i modernizacja infrastruktury transportowej warunkującej rozwój regionalny” Poddziałanie 5.1.6 – „Infrastruktura drogowa warunkująca rozwój regionalny”

I. Opis przedmiotu zamówienia
1.1 Obowiązek przeprowadzenia audytu zewnętrznego wynika z uznania we wniosku o dofinansowanie podatku VAT za koszt kwalifikowalny.
1.2 Audyt powinien obejmować m.in. analizę dokumentacji oraz stosowanych procedur kontroli wewnętrznej w odniesieniu do przekazania i rozliczenia otrzymanych środków, procedur akceptacji wydatków kwalifikowalnych w zakresie ich zasadności i odpowiedniego udokumentowania oraz sprawozdania z realizacji Projektu ze szczególnym uwzględnieniem realizacji przyjętych celów Projektu i realizacji postanowień Umowy o dofinansowanie inwestycji „Przebudowa drogi powiatowej Nr 1299N gr.woj.(Brodnica)-Krotoszyny –Jamielnik-dr nr 1333N(Radomno) na odcinku przez wsie Bielice i Krotoszyny”
1.3 Nr Projektu WND-RPWM.05.01.06-28-002/09
Nr umowy UDA-RPWM.05.01.06-28-002/09-00 z dnia 22 grudnia 2009r.
Wartość projektu : 1 756 802,72 zł ,
wydatki kwalifikowane Projektu : 1 717 449,18 zł , w tym środki europejskie (EFRR) : 1 202 214,43 zł
1.4 Okres realizacji projektu :
Rozpoczęcie realizacji projektu nastąpiło 4.06.2008r.
Rozpoczęcie rzeczowe realizacji projektu nastąpiło 15.04.2010r.
Zakończenie rzeczowe realizacji projektu planowane jest na 21.10.2010r.
Zakończenie finansowe realizacji projektu planowane jest na 31.12.2010r.
1.5 Audyt powinien przebiegać zgodnie z dokumentem: „Wytyczne dla Beneficjentów dotyczące standardów audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013”  Olsztyn,  dnia 4 sierpnia 2009r.
1.6 Przez audyt zewnętrzny należy rozumieć ogół działań prowadzonych przez podmiot zewnętrzny, skutkujący uzyskaniem obiektywnej i niezależnej oceny realizacji projektu pod względem legalności, gospodarności, celowości, rzetelności, a także przejrzystości i jawności. Audyt zewnętrzny winien prowadzić do uzyskania podstaw do potwierdzenia wiarygodności danych, zarówno liczbowych jak i opisowych, zawartych w przedstawionych przez Zamawiającego-Beneficjenta Programu dokumentach związanych z realizowanym projektem. Stwierdzenie wiarygodności danych winno mieć charakter bezpośredni. Efektem przeprowadzonego audytu jest sporządzenie raportu oraz wydanie opinii w/w zakresie.
Efektem audytu powinno być:
uzyskanie racjonalnego potwierdzenia, że wydatki poniesione w ramach projektu są kwalifikowalne, a projekt jest realizowany zgodnie z umową o dofinansowanie i wnioskiem o dofinansowanie,
uzyskanie potwierdzenia, że działania, których dotyczą poniesione wydatki rzeczywiście zostały zrealizowane,
uzyskanie racjonalnego potwierdzenia, że księgi rachunkowe wraz z dowodami księgowymi stanowiącymi podstawę dokonania w nich zapisów oraz sporządzane na ich podstawie wnioski o płatność odpowiadają we wszystkich aspektach wymogom RPO WiM,
uzyskanie potwierdzenia, że wnioski o płatność są zgodne z wymaganiami zawartymi w umowie o dofinansowanie i że zostały poparte odpowiednimi dokumentami finansowymi, poprzez badanie w szczególności czy księgi rachunkowe (w części dotyczącej ewidencji zdarzeń gospodarczych związanych z realizacją projektu) wraz z dowodami księgowymi, stanowiącymi podstawę dokonania w nich zapisów oraz sporządzone na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków,
potwierdzenie, że sprawozdania z realizacji projektu odpowiadają we wszystkich istotnych aspektach wymogom programu, jak również prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację finansową i majątkową projektu według stanu na dzień sporządzenia w/w dokumentów,
potwierdzenie zastosowania efektywnych mechanizmów zarządzania i kontroli,
wydanie opinii w tym zakresie.
1.7 Głównym celem audytu jest uzyskanie, przez podmiot przeprowadzający audyt, dowodów pozwalających na jednoznaczną ocenę, czy realizacja projektu przebiega zgodnie z umową o dofinansowanie, wnioskiem o dofinansowanie oraz z przepisami prawa. Przeprowadzony audyt ma doprowadzić do potwierdzenia, że wydatki poniesione w ramach projektu są kwalifikowalne/niekwalifikowalne, a realizacja projektu przebiega zgodnie z zawartą umową o dofinansowanie oraz do wydania opinii w tym zakresie.
1.8 Raport z przeprowadzonego audytu projektu powinien obejmować okres od dnia rozpoczęcia realizacji projektu do momentu rozpoczęcia audytu zewnętrznego.
1.9 Audyt zewnętrzny powinien obejmować przede wszystkim analizę dokumentacji oraz stosowanych procedur kontroli wewnętrznej w odniesieniu do przekazywania i rozliczania otrzymanych środków, procedur akceptacji wydatków kwalifikowanych w zakresie ich zasadności i odpowiedniego udokumentowania, sprawozdawczości z projektu ze szczególnym uwzględnieniem osiągnięcia założonych celów i realizacji postanowień umowy o dofinansowanie. Podczas audytu powinny zostać zweryfikowane wszystkie poniesione wydatki, pozwalające wykonawcy audytu zewnętrznego wydać wiążącą opinię i sporządzić raport w tym zakresie.
Audyt zewnętrzny powinien obejmować obszary, których zakres opisany jest w opracowaniu „Wytyczne dla Beneficjentów dotyczące standardów audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013”  Olsztyn,  dnia 4 sierpnia 2009r., tj.:
1) Gotowość organizacyjna Beneficjenta
2) Audyt zgodności projektu w zakresie finansowym
3) Audyt zgodności realizacji projektu
4)  Wizyta na miejscu realizacji projektu
5) Audyt zgodności prowadzenia i archiwizowania dokumentacji
6) Audyt zgodności projektu z politykami wspólnotowymi
7) Audyt w zakresie zasad informacji i promocji
1.10 Oznaczenie wg Wspólnego Słownika Zamówień: kod CPV 79212000-3 usługi audytu
       
II. Warunki ubiegania się o zamówienie
2.1  Audyt zewnętrzny wykonywany może być przez podmiot zewnętrzny niezależny od Zamawiającego-Beneficjenta Programu, zgodnie z powszechnie uznanymi, międzynarodowymi standardami audytu.
2.2 Kwalifikacje wykonawcy audytu zewnętrznego :
a) O udzielenie zlecenia mogą się ubiegać wykonawcy, którzy posiadają niezbędne kwalifikacje i doświadczenie oraz dysponują osobami zdolnymi do wykonania zlecenia.
Przez wykonawców o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu należy rozumieć podmioty posiadające :
udokumentowane kwalifikacje do realizacji zadań o podobnym charakterze,
udokumentowane doświadczenie :
w zakresie audytowania projektów, w których podejmowane były działania o podobnym charakterze,
związane z badaniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych,
w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego.
b) Wykonawca ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zobligowany jest do złożenia:
wykazu wykonanych audytów zewnętrznych projektów wraz z terminem ich wykonania,
wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu zewnętrznego z informacją na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia,
kopie dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe wymienionych osób uprawniające do przeprowadzenia zadania audytowego
c) O przeprowadzenie audytu mogą ubiegać się podmioty, które m.in.:
uprawnione są do badania sprawozdań finansowych na mocy ustawy z dnia 7 maja 2009 r. o biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz o nadzorze publicznym (t.j. Dz. U. z 2009r., Nr 77, poz. 649.),
posiadają kwalifikacje zawodowe do przeprowadzania audytu wewnętrznego zgodnie z ustawą z dnia 27 sierpnia 2009r.  o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157 poz. 1240 z późn. zm.),
posiadają pełną zdolność do czynności prawnych i korzystają z pełni praw publicznych,
nie były karane za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe.
d) Mając na uwadze poprawność i kompleksowość audytu Zamawiający wymaga, aby w skład zespołu audytowego wchodziła :
osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta.
osoba z doświadczeniem nabytym  w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego projektów
przy czym dopuszcza się aby warunek posiadania uprawnień i doświadczenia spełniała ta sama osoba.
2.3  Bezstronność i niezależność wykonawcy audytu zewnętrznego
a) Wykonawca audytu zewnętrznego oraz osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu muszą spełniać wymóg bezstronności i niezależności od Zamawiającego-Beneficjenta Programu. Pisemne oświadczenie w tej sprawie składa zarówno wykonawca audytu zewnętrznego jak i każda z osób wchodząca w skład zespołu przeprowadzające audyt.
b) oświadczenia stanowią załączniki do umowy podpisywanej pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą audytu zewnętrznego. Wzór oświadczenia o bezstronności i niezależności stanowi Załącznik nr 4.
c) Bezstronność i niezależność nie jest zachowana, jeżeli wykonawca audytu zewnętrznego (dotyczy również osób uczestniczących w przeprowadzaniu audytu):
posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w jednostce pełniącej rolę Beneficjenta RPO WiM lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, w której ma wykonać usługę dotyczącą audytu zewnętrznego projektu,
jest lub był w ciągu ostatnich 3 lat przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych bądź zarządzających lub pracownikiem Beneficjenta albo jednostki z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej,
w ciągu ostatnich 3 lat uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu zewnętrznego,
osiągnął, chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat, co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz Beneficjenta, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych – nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt,
jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będącą w organach nadzorczych Beneficjenta albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby,
jest lub był zaangażowany w planowanie, realizację, zarządzanie przedmiotowym projektem,
pozostaje w stosunku pracy lub zlecenia z IZ/ IP/ IP II,
z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności.
d) Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać wymóg bezstronności i niezależności w stosunku do IZ/ IP/ IP II. Poprzez spełnienie warunku bezstronności i niezależności rozumie się przede wszystkim nie pozostawanie w stosunku pracy z IZ/ IP/ IP II osób wykonujących audyt zewnętrzny.

III. Sposób złożenia oferty
Kalkulacje ceny należy przestawić w formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1
cena podana w ofercie powinna obejmować wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia w tym w szczególności koszty dojazdu do siedziby zamawiającego w okresie prowadzenia audytu, koszty pracownicze, koszty wizyty na miejscu realizacji projektu,
do oferty należy dołączyć :
informację o wpisie do rejestru biegłych rewidentów osoby wyznaczonej do pracy w zespole audytującym wraz z informacją Krajowej Rady Biegłych Rewidentów o podjęciu i formie wykonywania zawodu, z określeniem podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych w imieniu którego osoba ta wykonuje zawód.
informację o wpisie Wykonawcy na listę podmiotów uprawnionych do badania sprawozdań finansowych
Informację Wykonawcy o formie prowadzonej działalności z określeniem podstawy prawnej działania
wykaz usług zrealizowanych przez Wykonawcę audytu obejmujący min.1 zakończony audyt zewnętrzny projektu inwestycyjnego realizowanego przez jednostkę samorządu terytorialnego przy wsparciu finansowym z funduszy pochodzących z Unii Europejskiej ze wskazaniem terminu przeprowadzonego audytu i wartości projekt audytowanego- wg wzoru załącznik nr 3
wykaz osób wchodzących w skład zespołu audytowego ze wskazaniem uprawnień i doświadczenia wymienionych osób. Wymagane jest aby min. jedna osoba zespołu posiadała uprawnienia biegłego rewidenta oraz aby min. jedna osoba miała doświadczenie nabyte w min.1 audycie zewnętrznym projektów wymienionych w wykazie usług (Zamawiający dopuszcza spełnienie warunku posiadania uprawnień i doświadczenia przez tę samą osobę) – wg wzoru załącznik nr 2. Do wykazu należy dołączyć kopie dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe wymienionych osób uprawniające do przeprowadzenia zadania audytowego.
oświadczenie o posiadaniu pełnej zdolności do czynności prawnych i korzystania z pełni praw publicznych
oświadczenie o niekaraniu za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
oświadczenie o bezstronności i niezależności – wg wzoru załącznik nr 4
ofertę należy przesłać w formie pisemnej:
 e-mailem (sekretariat@powiat-nowomiejski.pl) lub na adres:
 Starostwo Powiatowe w Nowym Mieście Lubawskim
 ul. Rynek 1
13-300 Nowe Miasto Lubawskie
dopuszcza się złożenie oferty na adres :
Zarząd Dróg Powiatowych w Nowym Mieście Lubawskim z/s w Kurzętniku
ul. Sienkiewicza 48
13-306 Kurzętnik
e-mail zdpnml@neostrada.pl
w terminie do dnia 13 sierpnia 2010r.