Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (tj. Dz. U. z 2020 r. poz. 920 ze zm.) w związku z art. 3 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (t.j. Dz. U. 2021 poz. 2095 ze zm.) oraz § 14 ust. 2 pkt 8 Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Nowym Mieście Lubawskim stanowiącego załącznik do uchwały Zarządu Powiatu w Nowym Mieście Lubawskim nr 29/193/2019 z dnia 18 września 2019 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Nowym Mieście Lubawskim (ze zm.) zarządzam, co następuje:

§ 1

1. W celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi Starostwa Powiatowego w Nowym Mieście Lubawskim wykonywanie przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem stałego wykonywania pracy (praca zdalna).

2. Polecenie, o którym mowa w ust. 1 zostaje wydane pisemnie, a w przypadku braku takiej możliwości może zostać wydane ustnie. Pracodawca może dowolnie kształtować okres wykonywania pracy zdalnej, uwzględniając stopień zagrożenia rozprzestrzenianiem się COVID-19 na danym obszarze. Wzór polecenia pracy zdalnej stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia.

3. W razie zaistnienia okoliczności powodujących bezprzedmiotowość wykonywania pracy zdalnej może ona zostać w każdej chwili zakończona poprzez wezwanie pracownika do stawienia się w miejscu świadczenia pracy.

§ 2

1. Pracodawca zobowiązuje się do przekazywania Pracownikowi zadań do wykonania, udzielania informacji merytorycznych oraz organizowania procesu pracy w sposób umożliwiający Pracownikowi pracę zdalną.

2. W przypadku gdy podczas wykonywania pracy zdalnej zachodzi konieczność zabrania przez Pracownika niezbędnych dokumentów służbowych w wersji papierowej do miejsca świadczenia pracy zdalnej Pracownik ma obowiązek:

1) sporządzić kserokopię oryginalnych dokumentów, pozostawiając oryginały dokumentów w pierwotnej lokalizacji, a do miejsca wykonywania pracy zdalnej pobrać kserokopie dokumentów oryginalnych,

2) podjąć takie środki techniczne i organizacyjne w miejscu wykonywania pracy zdalnej oraz podczas transportu aby zabezpieczyć kserokopie dokumentów oraz przetwarzane dane osobowe przed utratą, zniszczeniem, utraceniem, nieuprawnionym ujawnieniem lub nieuprawnionym dostępem do danych osobowych,

3) protokolarnie potwierdzić pobranie oraz zwrot kserokopii dokumentów służbowych, które są mu niezbędne do wykonywania pracy zdalnej. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.

3. Wszystkie dokumenty wytworzone w trakcie pracy zdalnej w wersji papierowej podlegają przepisom Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych,

4. Niszczenie dokumentów w wersji papierowej wytworzonych na potrzeby wykonywania pracy zdalnej jest możliwe jedynie po uzgodnieniu z Archiwum Zakładowym.

5. Czynności o których mowa w ust. 1 mogą być wykonywane za pośrednictwem Bezpośredniego Przełożonego Pracownika wykonującego pracę zdalną.

6. Pracodawca oraz Bezpośredni Przełożony przekazują Pracownikowi wykonującemu pracę zdalną zadania do wykonania w szczególności przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej (np. w postaci plików tekstowych, skanów dokumentów itp.).  

7. Pracodawca oraz Bezpośredni Przełożony Pracownika mają prawo kontrolować wykonywanie pracy zdalnej oraz mogą żądać od Pracownika  informacji o jej wynikach.

§ 3

1. Pracownik wykonuje pracę zdalną w miejscu zamieszkania lub innym miejscu uzgodnionym z pracodawcą.

2. Pracownik zobowiązuje się do:

1) pozostawania dyspozycyjnym dla Pracodawcy w ustalonych godzinach pracy i przyjmowania do realizacji bieżących zadań przekazanych Pracownikowi w ramach zakresu jego obowiązków, w szczególności z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej (oznacza to w szczególności, że w tym czasie Pracownik jest obowiązany niezwłocznie reagować na próby kontaktu z nim podejmowane przez Pracodawcę, przełożonych i współpracowników),

2) informowania o wynikach swojej pracy oraz przedstawienia wyników swojej pracy Pracodawcy oraz bezpośredniemu przełożonemu,

3) potwierdzania obecności w pracy poprzez przesyłanie na adres mailowy Pracodawcy , potwierdzenia rozpoczęcia oraz zakończenia pracy. W przypadku braku możliwości potwierdzenia rozpoczęcia oraz zakończenia pracy drogą elektroniczną Pracownik potwierdza wykonanie powyższych czynności drogą telefoniczną pod numerami (56)4724224, (56)4724220.

4) Zgłaszania pracodawcy każdego incydentu naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych. 

3. Wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy. Oświadczenie pracownika o posiadaniu umiejętności i możliwości technicznych i lokalowych do wykonywania pracy zdalnej w miejscu zamieszkania stanowi załącznik nr 3. Oświadczenie pracownik składa jednorazowo, podejmując prace zdalną po raz pierwszy. Niniejsze oświadczenie zachowuje ważność do momentu poinformowania pracodawcy o zaistnieniu okoliczności uniemożliwiających spełnienie warunków będących przedmiotem oświadczenia,  o czym pracownik jest zobowiązany niezwłocznie poinformować pracodawcę.  

4. Pracownik ma prawo do wsparcia technicznego ze strony pracodawcy. Pracownik ma prawo zgłaszać wszelkie uzasadnione potrzeby w tym zakresie.

5. Pracownik zobowiązuje się zorganizować stanowisko pracy zdalnej w sposób zapewniający bezpieczne i higieniczne warunki pracy.

6. Pracownik zobowiązuje się  zapewnić właściwe warunki umożliwiające mu skuteczną pracę zdalną z zachowaniem właściwego poziomu bezpieczeństwa informacji.

7. Niedozwolone jest podejmowanie pracy zdalnej w miejscach publicznych, jak kawiarnie, restauracje, galerie handlowe, gdzie osoby postronne mogłyby usłyszeć fragmenty służbowych rozmów lub zapoznać się z fragmentami wykonywanej pracy.

8. Pracując w domu należy zapewnić, aby domownicy nie mieli wglądu w wykonywaną pracę, w szczególności poprzez właściwe ustawienie ekranu komputera, a także zapewnienie pracy z dokumentami w sposób uniemożliwiający wgląd.

9. Odchodząc od komputera lub kończąc korzystanie ze służbowego należy upewnić się, że urządzenie zostało zablokowane. 

10. W przypadku korzystania z domowej sieci WiFi, należy upewnić się, że została ona skonfigurowana w sposób minimalizujący ryzyko włamania, w szczególności:

1) Korzystanie z Internetu powinno wymagać uwierzytelnienia, np. poprzez hasło,

2) Hasło dostępu powinno składać się z  8 znaków, w tym z dużych i małych liter oraz cyfr i znaków specjalnych,

3) Jeśli to możliwe, należy zmienić login do panelu administracyjnego routera na własny,

4) Dostęp do panelu administracyjnego routera jest możliwy wyłącznie z urządzeń znajdujących się w sieci domowej.

11. Porad i wsparcia na potrzeby pracy zdalnej udziela Informatyk.  

12. Podczas transportu służbowego sprzętu elektronicznego należy przestrzegać przepisów Polityki Bezpieczeństwa Informacji stanowiącej załącznik nr 7 do Księgi Zintegrowanego Systemu Zarządzania zatwierdzonej  Zarządzeniem Starosty Nowomiejskiego Nr 133/2018 z dnia 25.05.2018 r. w sprawie zatwierdzenia Księgi Zintegrowanego Systemu Zarządzania.

13. Podczas postępowania z pocztą elektroniczną należy przestrzegać przepisów Polityki Bezpieczeństwa Informacji stanowiącej załącznik nr 7 do Księgi Zintegrowanego Systemu Zarządzania zatwierdzonej  Zarządzeniem Starosty Nowomiejskiego Nr 133/2018 z dnia 25.05.2018 r. w sprawie zatwierdzenia Księgi Zintegrowanego Systemu Zarządzania.

§ 4

1. Pracownik wykonuje pracę zdalną z wykorzystaniem  służbowego sprzętu elektronicznego będącego mieniem powierzonym w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy. Sprzęt zostanie przekazany i zdany (po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej) na podstawie protokołu przekazania mienia pracownikowi, który stanowi załącznik nr 4 do zarządzenia.

2. Pracownik może wykonywać pracę zdalną za zgodą Pracodawcy przy użyciu sprzętu elektronicznego stanowiącego jego własność. Pracownik pracujący zdalnie na prywatnym sprzęcie elektronicznym zobowiązany jest do zastosowania odpowiednich zabezpieczeń poprzez zainstalowanie oprogramowania antywirusowego i zastosowanie hasła uniemożliwiającego dostęp osobom nieupoważnionym.

3. Pracodawca jeżeli pozwolą na to możliwości techniczne zapewni pracownikowi dostęp do służbowej poczty elektronicznej.

4. Po zakończeniu pracy zdalnej pracownik jest obowiązany usunąć z pamięci sprzętu elektronicznego będącego jego własnością wszelkie dane związane z pracą zdalną.

§ 5

1. Pracownik wykonujący pracę zdalną zobowiązany jest do przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych wynikających z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych tzw. RODO) oraz innych przepisów szczegółowych odnoszących się do ochrony danych osobowych, a także procedur i instrukcji dotyczących bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych obowiązujących u Pracodawcy.

2. Przyjmując do wykonywania polecenie pracy zdalnej pracownik oświadcza, że zapoznał się z Klauzulą informacyjną RODO – Praca Zdalna. Wzór klauzuli stanowi załącznik nr 5 do Zarządzenia.  

§ 6

1. W przypadku niemożności wykonywania przez pracownika pracy zdalnej z przyczyn technicznych (np. awaria sprzętu, brak dostępu do Internetu) Pracownik jest obowiązany niezwłocznie powiadomić o tym fakcie Pracodawcę oraz bezpośredniego przełożonego.

2. Za czas niewykonywania pracy z przyczyn technicznych Pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia za pracę na zasadach określonych w art. 81 Kodeksu pracy.

3. Pracownik niezwłocznie informuje Pracodawcę o niezdolności do wykonywania pracy zdalnej z powodu choroby.

4. Pracownik niezwłocznie informuje Pracodawcę o niemożności wykonywania pracy z powodu okoliczności innych niż choroba, usprawiedliwiających nieobecność w pracy.

5. W okresie wykonywania pracy zdalnej wnioski urlopowe pracownicy zgłaszają w drodze elektronicznej na adres mailowy Pracodawcy:

§ 7

W sprawach nieuregulowanych zastosowanie znajdują wewnętrze procedury obowiązujące u Pracodawcy oraz przepisy prawa powszechnie obowiązującego.

§ 8

Traci moc: Zarządzenie Nr 62/2020 Starosty Nowomiejskiego z dnia 25 marca 2020 r. w sprawie wprowadzenia zasad wykonywania pracy zdalnej przez pracowników Starostwa Powiatowego w Nowym Mieście Lubawskim w celu przeciwdziałania COVID-19, Zarządzenie Nr 64/2020 Starosty Nowomiejskiego z dnia 14 kwietnia 2020 r. w sprawie zmiany zarządzenia Nr 62/2020 z dnia 25 marca 2020 r. w sprawie wprowadzenia zasad wykonywania pracy zdalnej przez pracowników Starostwa Powiatowego w Nowym Mieście Lubawskim w celu przeciwdziałania COVID-19, Zarządzenie Nr 124/2021 Starosty Nowomiejskiego z dnia 17 lutego 2021 r. w sprawie zmiany zarządzenia Nr 62/2020 z dnia 25 marca 2020 r. w sprawie wprowadzenia zasad wykonywania pracy zdalnej przez pracowników Starostwa Powiatowego w Nowym Mieście Lubawskim w celu przeciwdziałania COVID-19.

§ 9

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.