Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie powiatowym (t j. Dz.U. z 2022 r., poz. 1526 ze. zm.) oraz § 14 ust. 2 pkt 8 Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Nowym Mieście Lubawskim stanowiącego załącznik do uchwały Zarządu Powiatu w Nowym Mieście Lubawskim nr 29/193/2019 z dnia 18 września 2019 r. (ze zmianami):

§ 1

1. Powołuje się Zespół ds. wdrożenia Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD PUW), zwany dalej „Zespołem”, w następującym składzie:

1) Ewa Kalisz-Górzkowska - Przewodniczący Zespołu ds. EZD PUW, 

2) Krzysztof Andrzejczak - Zastępca Przewodniczącego Zespołu i Administrator EZD PUW oraz osoba techniczna,

3) Krzysztof Dembiński - Informatyk - osoba techniczna,

4) Karolina Szmeichel - osoba merytoryczna,

5) Małgorzata Jeda - osoba merytoryczna,

6) Kierownicy komórek organizacyjnych. 

2. W komórkach organizacyjnych wyznacza się koordynatorów ds. wdrożenia Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD PUW), zwanych dalej „koordynatorami”: 

1) Kornelia Jaroszewska-Sobczak - koordynator w Wydziale Oświaty, Kultury i Promocji,

2) Adriana Furmanek - koordynator w Wydziale Środowiska i Rolnictwa,

3) Damian Guzowski - koordynator w Wydziale Zarządzania Kryzysowego,

4) Anna Kremska - koordynator w Wydziale Inwestycji, Mienia i Spraw Gospodarczych,

5) Marek Szychowski - koordynator w Wydziale Architektury i Budownictwa,

6) Barbara Widźgowska - koordynator w Wydziale Budżetu i Finansów, 

7) Jolanta Domżalska - koordynator w Wydziale Geodezji i Nieruchomości,

8) Wojciech Bober - koordynator w Wydziale Komunikacji i Transportu, 

9) Aneta Sonnenfeld - koordynator w Wydziale Organizacyjnym i Spraw Obywatelskich,

10) Anna Andrzejczak - Biuro Rady Powiatu,

11) Małgorzata Jeda - Biuro Audytu i Kontroli.

§ 2

1. Powołuje się następujące grupy robocze o charakterze stałym w składzie:

1) Grupa ds. organizacyjnych, w skład której wchodzą członkowie Zespołu i koordynatorzy,

2) Grupa ds. administrowania systemu EZD PUW, w skład której wchodzą członkowie Zespołu,

3) Grupa ds. obsługi kancelaryjnej, w skład której wchodzą członkowie Zespołu, Koordynator Czynności Kancelaryjnych, pracownicy Sekretariatu.  

2. Na potrzeby realizacji bieżących zadań związanych z wdrożeniem EZD PUW dopuszcza się powoływanie doraźnych grup roboczych. 

3. Zobowiązuje  się kierowników komórek do zapewnienia wsparcia kadrowego dla grup roboczych, o których mowa w ust. 1 i 2, w celu właściwej realizacji przez nie zadań. 

4. Aktualny skład osobowy i zadania grup, o których mowa w ust. 1 i 2, ogłasza przewodniczący Zespołu, o którym mowa w § 1 ust.1 pkt1. 

§ 3

Do zadań  przewodniczącego  Zespołu należy: 

1) organizowanie pracy Zespołu, w tym zwoływanie jego posiedzeń, 

2) postulowanie o zapewnienie niezbędnych zasobów związanych z wdrożeniem i funkcjonowaniem systemu EZD PUW,

3) delegowanie członków Zespołu na szkolenia organizowanie przez koordynatorów w komórkach organizacyjnych jako wsparcie merytoryczne, na wniosek Przewodniczącego Zespołu,

4) współpraca z kierownictwem Starostwa Powiatowego w Nowym Mieście Lubawskim w zakresie wdrożenia i utrzymania systemu EZD PUW,

§ 4

Zastępca Przewodniczącego Zespołu zastępuje w czasie nieobecności Przewodniczącego Zespołu.      

§ 5

Do zadań Zespołu należy w szczególności:

1) opracowywanie rozwiązań i wewnętrznych procedur w zakresie niezbędnym do prawidłowego wdrożenia systemu EZD PUW, w tym w szczególności wskazanie wyjątków od podstawowego sposobu wykonywania czynności kancelaryjnych,

2) przygotowywanie niezbędnych zmian istniejących aktów prawa wewnętrznego w celu zapewnienia ich integralności z dokumentacją wdrożeniową systemu EZD PUW, w szczególności, w polityce ochrony danych osobowych, procedurze postępowania z korespondencją wpływającą i wychodzącą, a także w zakresie dokumentowania obiegu i załatwiania spraw, 

3) przygotowanie niezbędnych zmian organizacyjno-technicznych związanych z procesem wdrożenia EZD PUW,

4) opracowywanie i przygotowywanie niezbędnych wzorów dokumentów, formularzy, w tym przegląd stosowanych w tym zakresie rozwiązań,

5) koordynowanie prac związanych z administrowaniem systemu EZD PUW, w szczególności przygotowanie i zapewnienie ciągłości działania infrastruktury informatycznej dla aplikacji, zarządzanie aplikacją, w tym użytkownikami, strukturą organizacyjną, uprawnieniami aplikacji, 

6) testowanie nowych modułów i funkcjonalności przed ich wdrożeniem zgodnie z Polityką bezpieczeństwa Informacji,

7) wdrażanie nowych modułów i funkcjonalności w zależności od potrzeb i możliwości Starostwa Powiatowego w Nowym Mieście Lubawskim,

8) przeprowadzenie szkoleń oraz udzielanie instruktażu w zakresie działania systemu EZD PUW koordynatorom w Wydziałach,

9) monitorowanie działań podejmowanych przez koordynatorów w Wydziałach, zwłaszcza w zakresie szkoleń i postulowanych uprawnień funkcjonowania systemu EZD PUW,

10) udzielanie wsparcia merytorycznego koordynatorom w Wydziałach w zakresie niezbędnym do prawidłowego funkcjonowania systemu EZD PUW,

11) współpraca z Zespołem NASK w zakresie niezbędnym do wdrożenia, rozwoju i utrzymania systemu EZD w Starostwie Powiatowym w Nowym Mieście Lubawskim, w tym w szczególności aktywny udział w organizowanych szkoleniach. 

§ 6

Do zadań koordynatorów, o których mowa w § 1 ust. 2, należy:

1) Udzielanie wsparcia Zespołowi w zakresie opracowania dokumentacji wdrożeniowej, w tym w szczególności wskazanie wyjątków od podstawowego sposobu wykonywania czynności kancelaryjnych,

2) Zarządzanie użytkownikami w aplikacji EZD PUW w zakresie ustalonym przez Zespół,

3) Ustalenie procesów i powiązań przepływu informacji w systemie EZD PUW i jego bieżące monitorowanie,

4) Udział w testach nowych modułów i funkcjonalności EZD PUW przed ich wdrożeniem,

5) Szkolenie pracowników z obsługi EZD PUW w komórce organizacyjnej, którą reprezentują oraz udzielanie im bieżącego wsparcia w tym zakresie, 

6) Bieżący nadzór nad prawidłową obsługą systemu na poziomie komórki organizacyjnej,

7) Informowanie o nieprawidłowościach dotyczących funkcjonowania systemu EZD PUW,

8) Zgłaszanie potrzeb wdrożenia nowych modułów i funkcjonalności  systemu EZD PUW,

9) Współpraca z Zespołem w zakresie rozwoju systemu EDZ PUW.  

§ 7

Wykonanie zarządzenia powierza się osobom wymienionym w § 1 i § 2.

§ 8

Nadzór nad wykonywaniem zarządzenia powierza się Sekretarzowi Powiatu.  

§ 9

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.