Załącznik nr 1 do uchwały Nr 185/1167/2023 Zarządu Powiatu  w Nowym Mieście Lubawskim z dnia 07.12.2023 r.

Zadania poszczególnych członków zespołu ds. realizacji projektu  
„Termomodernizacja budynku administracyjno-biurowego położonego przy ul.Grunwaldzkiej 3 w Nowym Mieście Lubawskim”.
§1
Do zadań Koordynatora należy:
- organizowanie, kierowanie, koordynowanie i nadzór merytoryczno-organizacyjny nad pracami zespołu ds. realizacji projektu w tym organizowanie spotkań roboczych  oraz narad zespołu
-nadzorowanie członków zespołu w zakresie przestrzegania instrukcji, procedur wdrażania projektu zgodnie z wytycznymi Instytucji Zarządzającej naborem (dalej zwaną „IZ”) oraz procedurami i przepisami wewnętrznymi
- bezpośredni nadzór nad prawidłową realizacją projektu
- nadzór nad realizacją zadań wynikających z harmonogramu projektu, 
- bieżąca współpraca z przedstawicielami IZ,
- przekazywanie Instytucji zarządzającej na każde jej wezwanie informacji i wyjaśnień na temat stanu przygotowania i realizacji projektu, w tym także przedkładanie wymaganych dokumentów,
- informowanie Przewodniczącego Zarządu Powiatu oraz IZ o wszelkich zagrożeniach w realizacji projektu 
- monitorowanie zmian występujących w toku realizacji projektu w stosunku wniosku aplikacyjnego i udzielonej promesy – opracowanie pism do IZ, prowadzenie procedury zmiany zakresu wniosku
- sporządzanie sprawozdań i raportów z przebiegu realizacji projektu,
- sporządzanie projektów uchwał i procedur niezbędnych do realizacji projektu we współpracy z pozostałymi członkami zespołu
- prowadzenie, gromadzenie i archiwizowanie dokumentacji projektowej (z wyłączeniem dokumentacji przechowywanej zgodnie z przyjętymi procedurami w innych komórkach)
- zapewnianie organizacyjnej obsługi biura projektu

§2
Do zadań Specjalisty ds. inwestycji należy:
- nadzór i kontrola zgodności wykonywanych zadań związanych z inwestycją w zakresie przewidzianym w projekcie z wymaganiami prowadzonych postępowań oraz zawartymi umowami
- nadzór i kontrola zgodności przebiegu zadań projektowych związanych z inwestycją z wnioskiem projektowym i warunkami naboru,
- monitorowanie wykonania zadań projektowych
- niezwłoczne zgłaszanie koordynatorowi uchybień i zagrożeń dotyczących realizacji inwestycji, planowanych zmian w zakresie i terminie realizacji inwestycji, 
- gromadzenie i archiwizowanie dokumentacji związanej z prowadzonymi zadaniami inwestycyjnymi, 
- udział w spotkaniach roboczych i naradach Zespołu w toku realizacji projektu

§3
Do zadań Specjalisty ds. zamówień publicznych należy:
- przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do przeprowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z przepisami ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych wspólnie z  członkami Zespołu,
- sprawowanie nadzoru nad prawidłową realizacją procedur związanych z prowadzonymi postępowaniami zgodnie z warunkami naboru, ustawą PZP oraz wytycznymi IZ,
- przygotowywanie niezbędnych załączników i dokumentów na potrzeby wniosków o płatność związanych z prowadzonym postępowaniem,
- zatwierdzanie dokumentów finansowych pod względem merytorycznym
- prowadzenie, gromadzenie i archiwizowanie dokumentacji prowadzonych postępowań,
- niezwłoczne zgłaszanie koordynatorowi uchybień i zagrożeń dotyczących realizacji inwestycji w zakresie prowadzonych postępowań, planowanych zmian w ich zakresie i terminie ich realizacji oraz innych zagrożeń, które mogą mieć wpływ na realizację inwestycji,
- udział w spotkaniach roboczych i naradach Zespołu w toku realizacji projektu

§4
Do zadań Specjalisty ds. finansowych i rozliczeń w projekcie należy:
- opracowanie i wdrożenie, we współpracy z pozostałymi członkami zespołu, niezbędnych procedur wewnętrznych związanych z realizacją projektu
- prowadzenie dla projektu wyodrębnionej ewidencji księgowej,
- prawidłowe rozliczanie pod względem finansowym zadań ujętych w umowie o dofinansowanie projektu,
- nadzór nad prowadzeniem rachunkowości projektu zgodnie z wytycznymi zawartymi w dokumentacji naboru
- gromadzenie, przechowywanie i archiwizowanie w sposób gwarantujący należyte bezpieczeństwo informacji całej dokumentacji finansowej związanej z projektem
- udział w spotkaniach roboczych i naradach Zespołu w toku realizacji projektu,

§5
Do zadań Specjalisty ds. promocji projektu należy:
- prowadzenie właściwej promocji projektu, tj. zgodnej z warunkami naboru, jak i owiązującymi przepisami prawa i wytycznymi 
- niezwłoczne informowanie Koordynatora projektu o istniejących lub przewidywanych zagrożeniach mających wpływ na właściwą realizację projektu,
- przekazywanie dowodów/ dokumentów potwierdzających podjęte działania promocyjne do biura projektu
- opisywanie dokumentów finansowych dotyczących promocji pod względem zgodności z zakresem merytorycznym
- udział w spotkaniach roboczych i naradach Zespołu w toku realizacji projektu,
- bieżąca współpraca z pozostałymi członkami Zespołu w zakresie niezbędnym do prowadzenia właściwej promocji projektu,