Załącznik nr 1 do uchwały Nr 149/944/2022 Zarządu Powiatu w Nowym Mieście Lubawskim z dnia 8 grudnia 2022 r.
 

Zadania poszczególnych członków zespołu ds. realizacji projektu „Dostępny Powiat Nowomiejski”.

§1 
Do zadań Koordynatora należy:
- organizowanie, kierowanie, koordynowanie i nadzór merytoryczno-organizacyjny nad pracami zespołu ds. realizacji projektu w tym organizowanie spotkań roboczych  oraz narad zespołu
- nadzorowanie członków zespołu w zakresie przestrzegania instrukcji, procedur wdrażania projektu zgodnie z wytycznymi Instytucji Zarządzającej programem (dalej zwaną „IZ”) oraz procedurami i przepisami wewnętrznymi,
- bezpośredni nadzór nad prawidłową realizacją umowy o dofinansowanie projektu,
- realizacja zadań wynikających z harmonogramu projektu, jak również nadzór nad prowadzeniem właściwej promocji projektu zgodnie z umową o powierzenie grantu, jak i obowiązującymi przepisami prawa i wytycznymi,
- bieżąca współpraca z przedstawicielami IŻ,
- przekazywanie Instytucji Zarządzającej na każde jej wezwanie informacji i wyjaśnień na temat stanu przygotowania projektu, w tym także przedkładanie wymaganych dokumentów,
- informowanie Przewodniczącego Zarządu Powiatu oraz IZ o wszelkich zagrożeniach w realizacji projektu,
- monitorowanie zmian występujących w toku realizacji projektu w stosunku do umowy o dofinansowanie i wniosku aplikacyjnego – opracowanie pism do IZ, prowadzenie procedury aneksowania umowy,
- sporządzanie sprawozdań i raportów z przebiegu realizacji projektu,
- sporządzanie projektów uchwał i procedur niezbędnych do realizacji projektu we współpracy z pozostałymi członkami zespołu,
- prowadzenie, gromadzenie i archiwizowanie dokumentacji projektowej (z wyłączeniem dokumentacji przechowywanej zgodnie z przyjętymi procedurami w innych komórkach),
- zapewnianie organizacyjnej obsługi biura projektu,

§2 
Do zadań Koordynatora do spraw dostępności należy:
- nadzór nad prawidłową realizacją umowy o dofinansowanie projektu,
- wsparcie merytoryczne nad pracami zespołu ds. realizacji projektu oraz wsparcie merytoryczne nad realizacją umowy o dofinansowanie projektu,
- niezwłoczne zgłaszanie koordynatorowi projektu uchybień i zagrożeń dotyczących realizacji inwestycji, planowanych zmian w zakresie i terminie realizacji inwestycji, 
- udział w spotkaniach roboczych i naradach Zespołu w toku realizacji projektu, 

§3 
Do zadań Specjalisty ds. zamówień publicznych należy:
- przygotowywanie dokumentacji przetargowej, w tym Specyfikacji Warunków Zamówienia dla potrzeb postępowań o udzielenie zamówienia publicznego w ramach projektu, wspólnie z  członkami Zespołu oraz realizatorem projektu
- sprawowanie nadzoru nad prawidłową realizacją procedur przetargowych zgodnie z umową o dofinansowanie projektu, ustawą PZP oraz wytycznymi IZ
- zatwierdzanie dokumentów finansowych pod względem merytorycznym
- prowadzenie, gromadzenie i archiwizowanie dokumentacji przetargowej,
- niezwłoczne zgłaszanie koordynatorowi uchybień i zagrożeń dotyczących realizacji inwestycji w zakresie prowadzonych postępowań, planowanych zmian w ich zakresie i terminie ich realizacji oraz innych zagrożeń, które mogą mieć wpływ na realizację inwestycji,
- udział w spotkaniach roboczych i naradach Zespołu w toku realizacji projektu,

§4
Do zadań Specjalisty ds. obsługi projektu w części dostępności architektonicznej należy:
- nadzór i kontrola zgodności wykonywanych zadań związanych z inwestycją w zakresie  dostępności architektonicznej i w zakresie przewidzianym w projekcie z wymaganiami przetargowymi oraz zawartymi umowami ,
- udział w opracowaniu Opisów Przedmiotu Zamówień i kryteriów wyboru ofert z zakresu inwestycji będącej przedmiotem projektu w części dostępności architektonicznej,
- nadzór i kontrola zgodności przebiegu zadań projektowych dotyczących dostępności architektonicznej związanych z inwestycją z wnioskiem projektowym,
- niezwłoczne zgłaszanie koordynatorowi uchybień i zagrożeń dotyczących realizacji inwestycji, planowanych zmian w zakresie i terminie realizacji inwestycji, 
- udział w odbiorach prac, 
- opisywanie dokumentów finansowych pod względem zgodności z zakresem merytorycznym,
- gromadzenie i archiwizowanie dokumentacji związanej z prowadzonymi zadaniami inwestycyjnymi, 
- nadzór nad utrzymywaniem zrealizowanych elementów przedsięwzięcia grantowego w zakresie dostępności architektonicznej,
- udział w spotkaniach roboczych i naradach Zespołu w toku realizacji projektu, 

§5
Do zadań Specjalisty ds. obsługi projektu w części dostępności komunikacyjno – informacyjnej należy:
- nadzór i kontrola zgodności wykonywanych zadań związanych z inwestycją w zakresie  dostępności komunikacyjno - informacyjnej i w zakresie przewidzianym w projekcie z wymaganiami przetargowymi oraz zawartymi umowami ,
- udział w opracowaniu Opisów Przedmiotu Zamówień i kryteriów wyboru ofert z zakresu inwestycji będącej przedmiotem projektu w części dostępności komunikacyjno - informacyjnej,
- nadzór i kontrola zgodności przebiegu zadań projektowych dotyczących dostępności komunikacyjno - informacyjnej związanych z inwestycją z wnioskiem projektowym,
- niezwłoczne zgłaszanie koordynatorowi uchybień i zagrożeń dotyczących realizacji inwestycji, planowanych zmian w zakresie i terminie realizacji inwestycji, 
- udział w odbiorach prac, 
- opisywanie dokumentów finansowych pod względem zgodności z zakresem merytorycznym,
- gromadzenie i archiwizowanie dokumentacji związanej z prowadzonymi zadaniami inwestycyjnymi, 
- nadzór nad utrzymywaniem zrealizowanych elementów przedsięwzięcia grantowego w zakresie dostępności komunikacyjno - informacyjnej,
- udział w spotkaniach roboczych i naradach Zespołu w toku realizacji projektu, 

§6
Do zadań Specjalisty ds. finansowych i rozliczeń w projekcie należy:
- opracowanie i wdrożenie, we współpracy z pozostałymi członkami zespołu, niezbędnych procedur wewnętrznych związanych z realizacją projektu
- prowadzenie dla projektu wyodrębnionej ewidencji księgowej,
- prawidłowe rozliczanie pod względem finansowym zadań ujętych w umowie o dofinansowanie projektu,
- nadzór nad prowadzeniem rachunkowości projektu zgodnie z wytycznymi zawartymi w umowie o dofinansowanie projektu
- gromadzenie, przechowywanie i archiwizowanie w sposób gwarantujący należyte bezpieczeństwo informacji całej dokumentacji finansowej związanej z projektem
- udział w spotkaniach roboczych i naradach Zespołu w toku realizacji projektu,

§7
Do zadań Specjalisty ds. promocji projektu należy:
- prowadzenie właściwej promocji projektu, tj. zgodnej z umową o dofinansowanie, jak i owiązującymi przepisami prawa i wytycznymi 
- niezwłoczne informowanie Koordynatora projektu o istniejących lub przewidywanych zagrożeniach mających wpływ na właściwą realizację projektu,
- przekazywanie dowodów/ dokumentów potwierdzających podjęte działania promocyjne do biura projektu
- udział w spotkaniach roboczych i naradach Zespołu w toku realizacji projektu,
- bieżąca współpraca z pozostałymi członkami Zespołu w zakresie niezbędnym do prowadzenia właściwej promocji projektu.