AB.272.1.1.3.2014

ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY CENOWEJ

dotyczy: zamówienia publicznego o wartości szacunkowej nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości 14 tys. euro.


Zapraszam do złożenia oferty cenowej na usługę polegającą na przeprowadzeniu audytu zewnętrznego inwestycji „Budowa drogi powiatowej Nr 1337N Boleszyn - gr. woj. (Wielkie Leźno)” realizowanej w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013 Oś Priorytetowa 5 – „Infrastruktura transportowa regionalna i lokalna” Działanie 5.1 – „Rozbudowa i modernizacja infrastruktury transportowej warunkującej rozwój regionalny” Poddziałanie 5.1.6 – „Infrastruktura drogowa warunkująca rozwój regionalny”

I. Opis przedmiotu zamówienia
1.1 Obowiązek przeprowadzenia audytu zewnętrznego wynika z uznania we wniosku o dofinansowanie podatku VAT za koszt kwalifikowalny.
1.2 Audyt powinien obejmować m.in. analizę dokumentacji oraz stosowanych procedur kontroli wewnętrznej w odniesieniu do przekazania i rozliczenia otrzymanych środków, procedur akceptacji wydatków kwalifikowalnych w zakresie ich zasadności i odpowiedniego udokumentowania oraz sprawozdania z realizacji Projektu ze szczególnym uwzględnieniem realizacji przyjętych celów Projektu i realizacji postanowień Umowy o dofinansowanie inwestycji „Budowa drogi powiatowej Nr 1337N Boleszyn - gr. woj. (Wielkie Leźno)”
1.3 Nr Projektu WND-RPWM.05.01.06-28-001/11
Nr umowy UDA-RPWM.05.01.06-28-001/11-00 z dnia 24 sierpnia 2011r.
Wartość projektu : 1 278 415,44 zł ,
wydatki kwalifikowane Projektu : 1 224 295,44 zł , w tym środki europejskie (EFRR) : 857 006,80 zł
1.4 Okres realizacji projektu :
Rozpoczęcie realizacji projektu nastąpiło17.02.2011r.
Rozpoczęcie rzeczowe realizacji projektu nastąpiło20.09.2013r.
Zakończenie rzeczowe realizacji projektu planowane jest na 30.09.2014r.
Zakończenie finansowe realizacji projektu planowane jest na 28.11.2014r.
1.5 Audyt powinien przebiegać zgodnie z dokumentem: „Wytyczne dla Beneficjentów dotyczące standardów audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013” Olsztyn, dnia 13 kwietnia 2010r.
1.6 Przez audyt zewnętrzny należy rozumieć ogół działań prowadzonych przez podmiot zewnętrzny, skutkujący uzyskaniem obiektywnej i niezależnej oceny realizacji projektu pod względem legalności, gospodarności, celowości, rzetelności, a także przejrzystości i jawności. Audyt zewnętrzny winien prowadzić do uzyskania podstaw do potwierdzenia wiarygodności danych, zarówno liczbowych jak i opisowych, zawartych w przedstawionych przez Zamawiającego-Beneficjenta Programu dokumentach związanych z realizowanym projektem. Stwierdzenie wiarygodności danych winno mieć charakter bezpośredni. Efektem przeprowadzonego audytu jest sporządzenie raportu oraz wydanie opinii w/w zakresie.
Efektem audytu powinno być:
uzyskanie racjonalnego potwierdzenia, że wydatki poniesione w ramach projektu są kwalifikowalne, a projekt jest realizowany zgodnie z umową o dofinansowanie i wnioskiem o dofinansowanie,
uzyskanie potwierdzenia, że działania, których dotyczą poniesione wydatki rzeczywiście zostały zrealizowane,
uzyskanie racjonalnego potwierdzenia, że księgi rachunkowe wraz z dowodami księgowymi stanowiącymi podstawę dokonania w nich zapisów oraz sporządzane na ich podstawie wnioski o płatność odpowiadają we wszystkich aspektach wymogom RPO WiM,
uzyskanie potwierdzenia, że wnioski o płatność są zgodne z wymaganiami zawartymi w umowie o dofinansowanie i że zostały poparte odpowiednimi dokumentami finansowymi, poprzez badanie w szczególności czy księgi rachunkowe (w części dotyczącej ewidencji zdarzeń gospodarczych związanych z realizacją projektu) wraz z dowodami księgowymi, stanowiącymi podstawę dokonania w nich zapisów oraz sporządzone na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków,
potwierdzenie, że sprawozdania z realizacji projektu odpowiadają we wszystkich istotnych aspektach wymogom programu, jak również prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację finansową i majątkową projektu według stanu na dzień sporządzenia w/w dokumentów,
potwierdzenie zastosowania efektywnych mechanizmów zarządzania i kontroli,
wydanie opinii w tym zakresie.
1.7 Głównym celem audytu jest uzyskanie, przez podmiot przeprowadzający audyt, dowodów pozwalających na jednoznaczną ocenę, czy realizacja projektu przebiega zgodnie z umową o dofinansowanie, wnioskiem o dofinansowanie oraz z przepisami prawa. Przeprowadzony audyt ma doprowadzić do potwierdzenia, że wydatki poniesione w ramach projektu są kwalifikowalne/niekwalifikowalne, a realizacja projektu przebiega zgodnie z zawartą umową o dofinansowanie oraz do wydania opinii w tym zakresie.
1.8 Raport z przeprowadzonego audytu projektu powinien obejmować okres od dnia rozpoczęcia realizacji projektu do momentu rozpoczęcia audytu zewnętrznego.
1.9 Audyt zewnętrzny powinien obejmować przede wszystkim analizę dokumentacji oraz stosowanych procedur kontroli wewnętrznej w odniesieniu do przekazywania i rozliczania otrzymanych środków, procedur akceptacji wydatków kwalifikowanych w zakresie ich zasadności i odpowiedniego udokumentowania, sprawozdawczości z projektu ze szczególnym uwzględnieniem osiągnięcia założonych celów i realizacji postanowień umowy o dofinansowanie. Podczas audytu powinny zostać zweryfikowane wszystkie poniesione wydatki, pozwalające wykonawcy audytu zewnętrznego wydać wiążącą opinię i sporządzić raport w tym zakresie.
Audyt zewnętrzny powinien obejmować obszary, których zakres opisany jest w opracowaniu „Wytyczne dla Beneficjentów dotyczące standardów audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013” Olsztyn, dnia 13 kwietnia 2010r., tj.:
1) Gotowość organizacyjna Beneficjenta
2) Audyt zgodności projektu w zakresie finansowym
3) Audyt zgodności realizacji projektu
4) Wizyta na miejscu realizacji projektu
5) Audyt zgodności prowadzenia i archiwizowania dokumentacji
6) Audyt zgodności projektu z politykami wspólnotowymi
7) Audyt w zakresie zasad informacji i promocji
1.10 Oznaczenie wg Wspólnego Słownika Zamówień: kod CPV 79212000-3 usługi audytu

II. Warunki ubiegania się o zamówienie
2.1 Audyt zewnętrzny wykonywany może być przez podmiot zewnętrzny niezależny od Zamawiającego-Beneficjenta Programu, zgodnie z powszechnie uznanymi, międzynarodowymi standardami audytu.
2.2 Kwalifikacje wykonawcy audytu zewnętrznego :
a) O udzielenie zlecenia mogą się ubiegać wykonawcy, którzy posiadają niezbędne kwalifikacje i doświadczenie oraz dysponują osobami zdolnymi do wykonania zlecenia.
Przez wykonawców o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu należy rozumieć podmioty posiadające :
udokumentowane kwalifikacje,
udokumentowane doświadczenie :
w zakresie audytowania zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych ,
związane z badaniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych,
w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego.
b) Wykonawca ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zobligowany jest do złożenia:
wykazu wykonanych audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych wraz z terminem ich wykonania,
wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacją na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia,
potwierdzonych za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe uprawniające do przeprowadzenia zadania audytowego
c) Powyższe dokumenty powinny dotyczyć zarówno kwalifikacji i doświadczenia osób, które będą bezpośrednio zaangażowane w realizację zlecenia, jak również podmiotu ubiegającego się o uzyskanie zlecenia
d) O przeprowadzenie audytu mogą ubiegać się podmioty, które m.in.:
uprawnione są do badania sprawozdań finansowych na mocy ustawy z dnia 7 maja 2009 r. o biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz o nadzorze publicznym (t.j. Dz. U. z 2009r., Nr 77, poz. 649 ze zm.),
posiadają kwalifikacje zawodowe do przeprowadzania audytu wewnętrznego zgodnie z ustawą z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2013r. poz. 885 ze zm.),
posiadają pełną zdolność do czynności prawnych i korzystają z pełni praw publicznych,
nie były karane za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe.
e) Mając na uwadze poprawność i kompleksowość audytu Zamawiający wymaga, aby :
z załączonego wykazu wykonanych audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych wynikało, że wykonawca w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu wyznaczonego na składanie ofert cenowych (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie) wykonał min. 2 usługi
z załączonego wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wynikało, że przynajmniej jedna osoba zespołu brała udział w przeprowadzeniu min. jednego audytu
2.3 Bezstronność i niezależność wykonawcy audytu zewnętrznego
a) Wykonawca audytu zewnętrznego oraz osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu muszą spełniać wymóg bezstronności i niezależności od Zamawiającego-Beneficjenta Programu. Pisemne oświadczenie w tej sprawie składa zarówno wykonawca audytu zewnętrznego jak i każda z osób wchodząca w skład zespołu przeprowadzające audyt.
b) oświadczenia stanowią załączniki do umowy podpisywanej pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą audytu zewnętrznego. Wzór oświadczenia o bezstronności i niezależności stanowi Załącznik nr 4.
c) Bezstronność i niezależność nie jest zachowana, jeżeli wykonawca audytu zewnętrznego (dotyczy również osób uczestniczących w przeprowadzaniu audytu):
posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w jednostce pełniącej rolę Beneficjenta RPO WiM lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, w której ma wykonać usługę dotyczącą audytu zewnętrznego projektu,
jest lub był w ciągu ostatnich 3 lat przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych bądź zarządzających lub pracownikiem Beneficjenta albo jednostki z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej,
w ciągu ostatnich 3 lat uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu zewnętrznego,
osiągnął, chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat, co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz Beneficjenta, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych – nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt,
jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będącą w organach nadzorczych Beneficjenta albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby,
jest lub był zaangażowany w planowanie, realizację, zarządzanie przedmiotowym projektem,
pozostaje w stosunku pracy lub zlecenia z IZ/ IP/ IP II,
z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności.
d) Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać wymóg bezstronności i niezależności w stosunku do IZ/ IP/ IP II. Poprzez spełnienie warunku bezstronności i niezależności rozumie się przede wszystkim nie pozostawanie w stosunku pracy z IZ/ IP/ IP II osób wykonujących audyt zewnętrzny.

III. Sposób złożenia oferty
Kalkulacje ceny należy przestawić w formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1
cena podana w ofercie powinna obejmować wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia w tym w szczególności koszty dojazdu do siedziby zamawiającego w okresie prowadzenia audytu, koszty pracownicze, koszty wizyty na miejscu realizacji projektu, itp.
do oferty należy dołączyć :
informację o wpisie Wykonawcy na listę podmiotów uprawnionych do badania sprawozdań finansowych
Informację Wykonawcy o formie prowadzonej działalności z określeniem podstawy prawnej działania
wykaz usług zrealizowanych przez Wykonawcę audytu obejmujący min.2 zakończone audyty ze wskazaniem terminu przeprowadzonego audytu - wg wzoru załącznik nr 3
wykaz osób wchodzących w skład zespołu audytowego ze wskazaniem uprawnień i doświadczenia wymienionych osób. Wymagane jest aby min. jedna osoba miała doświadczenie nabyte w min.1 audycie – wg wzoru załącznik nr 2. Do wykazu należy dołączyć kopie dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe wymienionych osób uprawniające do przeprowadzenia zadania audytowego.
oświadczenie o posiadaniu pełnej zdolności do czynności prawnych i korzystania z pełni praw publicznych
oświadczenie o niekaraniu za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
oświadczenie o bezstronności i niezależności – wg wzoru załącznik nr 4
ofertę należy przesłać w formie pisemnej:
e-mailem ( ) lub na adres:
Starostwo Powiatowe w Nowym Mieście Lubawskim
ul. Rynek 1
13-300 Nowe Miasto Lubawskie
dopuszcza się złożenie oferty na adres :
Zarząd Dróg Powiatowych w Nowym Mieście Lubawskim z/s w Kurzętniku
ul. Sienkiewicza 48
13-306 Kurzętnik
e-mail
w terminie do dnia 19 maja 2014r. do godz. 15:00

IV. Warunki rozliczenia za wykonywaną usługę :
4.1 Termin realizacji usługi :
Rozpoczęcie realizacji zadania – z chwilą podpisania umowy na przeprowadzenie audytu zewnętrznego, planowany termin podpisania umowy to 23 maja 2014r.
Termin zakończenia audytu – w ciągu 2 tygodni od daty podpisania umowy.
Przekazanie Zamawiającemu raportu z przeprowadzonego audytu – w ciągu 7 dni od daty zakończenia audytu.
4.2 Cena podana w ofercie obejmuje cały okres trwania umowy, nie podlega waloryzacji.
Cena powinna obejmować całkowity koszt wykonania zlecenia zgodnie z przedstawionymi powyżej warunkami i załącznikami, w tym również wszelkie koszty towarzyszące, a w szczególności: wszystkie podatki i inne koszty, które będą opłacane przez Wykonawcę audytu w ramach umowy w tym w szczególności koszty dojazdu do miejsca siedziby zamawiającego, koszty wizyty na miejscu realizacji projektu, koszty pracownicze itp
4.3 Z wybranym usługodawcą który zaoferuje najniższą cenę zostanie podpisana umowa. Postanowienia umowy zawarto w projekcie umowy, który stanowi załącznik nr 5.
4.4 Warunki płatności określone zostały w projekcie umowy (załącznik nr 5) i obejmują w szczególności następujące postanowienia :
Realizacja zadania finansowana będzie przy udziale środków pochodzących z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury 2007-2013
Koszt wykonania audytu jest kosztem kwalifikowalnym
Wynagrodzenie regulowane będzie na podstawie faktury wystawionej po ostatecznym odbiorze raportu z przeprowadzonego audytu
Termin płatności faktury – 30 dni

V. Inne postanowienia :
1. Zamawiającym jest :
Powiat Nowomiejski, ul. Rynek 1, 13-300 Nowe Miasto Lubawskie
NIP 877 14 60 784
2. Odbiorcą faktury i płatnikiem będzie :
Starostwo Powiatowe w Nowym Mieście Lubawskim, ul. Rynek 1, 13-300 Nowe Miasto Lubawskie
3. Projekt jest realizowany przez Zarząd Dróg Powiatowych w Nowym Mieście Lubawskim z s. w Kurzętniku ul. Sienkiewicza 48; 13-306 Kurzętnik. Osobą do kontaktu z wykonawcami w sprawie udzielenia zamówienia jest Joanna Robaczewska tel/fax 56 4748230 e-mail :

Zamawiający zastrzega sobie prawo zamknięcia niniejszego postępowania bez dokonania wyboru oferty i podania przyczyny.